WordCamp Sofia 2018 – организационна среща и сформиране на екип

Здравейте!

Време е да стартираме подготовката за WordCamp Sofia 2018. Гледаме към датите 10-11 или 17-18 ноември. Ще опитаме да запазим отново Arena Mladost като място на провеждане, а първата ни задача е да сформираме екип. 

Припомням основните екипи на WordCamp Sofia и различните видове роли в тях, за които трябва да намерим ентусиазирани доброволци: 

Екип Съдържание – Лектори 

Това е екипът, който се грижи за съдържанието на конференецията. Сред задачите на екипа са публикуването на формата за набиране на лектори, обработването на резултатите, комуникацията с лекторите и публикуването ѝ на сайта на събитието. Екипът се грижи за това лекторите да имат цялата необходима информация и да получат подкрепа в деня на събитието. В екип лектори има няколко основни роли:

• Отговорник на екипа – той се грижи за организацията на задачите в екипа, подбора на лекторите, организира комуникацията с лекторите и подаването на информацията за тях към екип комуникации. Негова отговорност е създаването на балансирана програма от теми, подходящи за различните профили на посетителите на събитието. 
• Член на екип лектори – останалите членове на екипа участват активно в процеса по избор и комуникация с лекторите. Част от задачите им включват събиране на информацията за представянето на лекторите, създаването на съдържанието за лекторите на сайта на събитието, както и грижата за лекторите в самия ден на събитието. 

Екип Спонсори

Този екип се грижи за финансовото обезпечаване на конференцията. Сред задачите му са обявяването на призив за спонсори, активно търсене на компании, които да подкрепят събитието, както и комункацията със спонсорите и помощ за тях в деня на събитието. 

Екип Доброволци

Това е екипът, който се грижи за набирането на доброволците за събитието, обработването на информацията за тях, разпределението на ролите и задачите им в деня на събитието.

Екип Дизайн

Дизайнерите ни определят визията на събитието и се грижат за рисуването на неща като логото на събитието, дизайна на сайта, дизайна на тениските и печатните материали.

Екип Маркетинг и комуникации

Това е екипът, който се грижи за създаването на съдържанието на сайта и обявяването на важните моменти, свързани със събитието. Този екип работи и за популяризирането на WordCamp Sofia и комуникацията в социалните мрежи.

Екип Видео

Видео екипът се грижи за заснемането на лекциите по време на събитието. Техниката за това е осигурена, но имаме нужда от оператори и хора, които да обработят заснетия материал. Ако сте техничар по сърце и обичате да се занимавате с видео обработка, това е само работа за вас. Ако пък имате допълнителен ентусиазъм, може да се заемете и със създаване на видео за събитието като ето това:

Екип Contributor day & workshops

Contributor day е вече традиция за WordCamp Sofia. Това е денят, в който общността се събира, за да помага за развитието на WordPress. Той е провежда ден преди или след самото събитие. Екипът, отговорен за Contributor day, се грижи за логистиката на събитието, ангажирането на отговорници за отделните екипи в деня на събитието, организацията на работилниците около деня (като детската работилница, йей). Тази година за contributor day ще имаме нужда от екип от поне трима души:

• Отговорник работилници (детска работилница, други)
• Отговорник логистика – грижи се за намирането на място за провеждане, организацията на обяд, напитки, интернет, подходящи пространства за работа по време на деня. 
• Отговорник съдържание – грижи се за намирането на отговорници за отделните екипи, създава формата за регистрация, комуникира с желаещите да се включат в contributor day. 

Колко време ще трябва да отделя?

Екипът ни има седмична едночасова среща в Slack, в която говорим и обсъждаме организацията и разпределяме оставащите задачи за седмицата. Добре е отговорниците на екипи да могат да отделят това време.

Отделно от това всяка задача отнема различно време, но практиката ни показва, че ако един екип има трима активни членове, които отделят около три часа на седмица, нещата вървят гладко и безпроблемно. Седмицата преди събитието е малко по-натоварена и обикновено молим целия екип да е на разположение на 100% в двата дни на самото събитие. 

Как да се включа?

Попълнете тази форма за кандидатстване до 6-ти юли, в която ще можете да ни кажете в кой екип бихте се включили. Ако вече сте били част от екипа на събитието, молим все пак да попълните формата, за да сме наясно каква роля ви е интересна тази година. Ще отговорим на всички до 13-ти юли. 

Предвиждаме и предварителна среща за желаещите да се включат в седмицата на 25-29-ти юни, така че ако имате въпроси и не сте сигурни за нещо, това ще е шанс да видите част от екипа на живо и да попитате каквото ви хрумне. 

Благодарим ви!