Първа среща за WordCamp Sofia 2018

Първа среща за WordCamp Sofia 2018

Присъстващи: @petya, @yumito, @ivdimova, @itsaka

Agenda:

0. Дата: 24 ноември 2018

Бутнахме го със седмица след 17-ти, защото на 17-ти има два други европейски WordCamp-a – Granada и Milano

1. Нов екип – добре дошли на новите хора, ето какво ще прави всеки:

Роли в екипа

Ръководител на екипа: Петя Райковска @petya
Заместник ръководител на екипа: Ив Димова @ivdimova

  • Екип Venue

Lead: @Petya
Backup: @yumito

Грижи се за комуникацията с Арена, уговаря залите, прави разпределението на позиционирането по време на събитието, уговаря обяда с вендорите, уговаря кафето (ДА КАФЕТО!)

  • Екип Лектори

Lead: Ив Димова @ivdimova
Backup: Исмаил Исмаил @esmobg

  • Екип Спонсори

Lead: Юлияна Юриева @yumito
Backup: TBC

Този екип се грижи за финансовото обезпечаване на конференцията. Сред задачите му са обявяването на призив за спонсори, активно търсене на компании, които да подкрепят събитието, както и комункацията със спонсорите и помощ за тях в деня на събитието. 

  • Екип Доброволци

Lead: Камен Станев @hambai
Backup: Росен Захариев @rosen4o

Това е екипът, който се грижи за набирането на доброволците за събитието, обработването на информацията за тях, разпределението на ролите и задачите им в деня на събитието.

  • Екип Дизайн

Lead: Атанас Ламбев @nasiusII
Backup: Петър Николов @mobilio

Дизайнерите ни определят визията на събитието и се грижат за рисуването на неща като логото на събитието, дизайна на сайта, дизайна на тениските и печатните материали.

  • Екип Swag

Lead: Петя @petya
Backup: Николай Кръстев @NickyKrastev

  • Екип Маркетинг и комуникаци

Lead: Марина Васильовска @vassilyovska
Екип:

  • Диана Кошеджийска @didigk
  • Христо Христов @itsaka

Това е екипът, който се грижи за създаването на съдържанието на сайта и обявяването на важните моменти, свързани със събитието. Този екип работи и за популяризирането на WordCamp Sofia и комуникацията в социалните мрежи.

  • Екип Видео

Lead: Росен Захариев @rosen4o
Backup: TBC

Видео екипът се грижи за заснемането на лекциите по време на събитието. Техниката за това е осигурена, но имаме нужда от оператори и хора, които да обработят заснетия материал. Ако сте техничар по сърце и обичате да се занимавате с видео обработка, това е само работа за вас. Ако пък имате допълнителен ентусиазъм, може да се заемете и със създаване на видео за събитието като ето това:

  • Екип Contributor day & workshops

Lead: Петя @petya

Contributor day е вече традиция за WordCamp Sofia. Това е денят, в който общността се събира, за да помага за развитието на WordPress. Той е провежда ден преди или след самото събитие. Екипът, отговорен за Contributor day, се грижи за логистиката на събитието, ангажирането на отговорници за отделните екипи в деня на събитието, организацията на работилниците около деня (като детската работилница, йей). Тази година за contributor day ще имаме нужда от екип от поне трима души:
* Отговорник работилници (детска работилница, други) – Мартина Колева cactusmactus
* Отговорник логистика – грижи се за намирането на място за провеждане, организацията на обяд, напитки, интернет, подходящи пространства за работа по време на деня.  – Ив Димова @ivdimova
* Отговорник съдържание – грижи се за намирането на отговорници за отделните екипи, създава формата за регистрация, комуникира с желаещите да се включат в contributor day.  Петя @petya

2. Какво е направено досега

  • Подписан договор/ organisers agreement с WordCamp Central
    • Пуснат сайт – всички организатори са добавени
    • Разпределение на екипите

3. Седмична среща

Четвъртък от 3 до 4 след обяд. Всички ще бъдат поканени в Google Calendar

  • Петя да изпрати покани

4. Организационна програма на WordCamp Sofia 2018

Задачите ще бъдат добавени в организационната таблица. Първите задачи:

  • Пускане на сайта и обявяване на събитието – Петя – срок 03.08
  • Call for speakers – Ивелина – 15.08
  • Подготовка на бюджет – Петя и Ю – 25.08
  • Call for sponsors и прилежаща комуникация – 25.08 – Ю и Петя
  • Open ticket sales – 01.09.
  • Sign venue contract – 15.09

5. Инструменти

Или как ще го органзираме това чудо.

  • Директна комуникация: #wcsof канала в Slack
    • Async комуникация: bg.wordpress.org/team
    • Основна организационна таблица: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GW9_2uRdEInnm_Quh4PYZF7q3-OWYgT0m7AT9NcT7Ls/edit?usp=sharing (моля помолете за достъп, за да видите съдържанието)
    • Сайт: 2018.sofia.wordcamp.org – всички в екипа трябва да са получили покани за достъп

Първа организационна среща (online) 02.08.2018 (четвъртък) – 15:00 часа.