Бележки от срещата за #WCOF на 02.08

Бележки от срещата за #WCSOF на 02.08

Логове в Slack:https://wpbulgaria.slack.com/archives/C0TUDDN2J/p1533211366000140

Присъстващи: @Petya @didigk @itsaka @nasiusII @mobilio @nickykrastev

Agenda:

1. Как се организираме – summry – ✅

Организационни канали в Слак:

Дизайн и програмиране на сайта, брандинг#wcsof-design

Детски работилници#wcsof-kids
Лектори – организационен канал – #wcsof-speakers – това е затворен канал, екипът ще бъде поканен
Спонсори – организационен канал – #wcsof-sponsors – също затворен канал, заради data неща, екипът ще бъде поканен (edited)
Доброволци#wcsof-volunteers
Social media feed и комуникации#wcsof-social
Venue логистика и детайли#wcsof-logistics

  1. Достъп до документи и инструменти – ✅

Всички трябва да имат достъп до:

  • Организационната таблица в Google Docs
  • Сайта
  • Google Docs папката с документи от кемпа (Петя ще даде достъп до нея на всички с достъп до организационната таблица)
  1. Задачи за следващата седмица:
  • Всички: Попълнете имената си в таблицата, в таб “Tasks” срещу задачите, които искате да поемете (edited)
  • Всички: Създайте пост в секция “Организатори” на сайта за себе си и попълнете описанието и другите полета. Не забравяйте Gravatar email-a си. (edited)
  • @petya работи с @didigk по съдържанието на сайта, Диди поема прехвърлянето на английското съдържание от сайта от 2017-та
  • @mobilio и @nasiusII помагат по сайта, за да е готов за пускане следващия четвъртък, работим с темата на WordCamp Europe 2018, за момента променяме хедър, цветове и съдържание, без изцяло нов брандинг
  • Скучаещите вдигат ръка към Петя, за да помогнат с прехвърлянето на страниците от 2017 в сайта за 2018.

Това е!

Следващата среща е на 09.08.2018, в 15:00 часа, в #wcsof канала в Slack.

(Ако попадате случайно тук и искате да се включите в организацията на WordCamp Sofia 2018, влезте в Slack от тук: https://wpbulgaria.slack.com/ (трябва да имате вече регистрация в официалния Slack канал на WordPress – chat.wordpress.org)

Първа среща за WordCamp Sofia 2018

Първа среща за WordCamp Sofia 2018

Присъстващи: @petya, @yumito, @ivdimova, @itsaka

Agenda:

0. Дата: 24 ноември 2018

Бутнахме го със седмица след 17-ти, защото на 17-ти има два други европейски WordCamp-a – Granada и Milano

1. Нов екип – добре дошли на новите хора, ето какво ще прави всеки:

Роли в екипа

Ръководител на екипа: Петя Райковска @petya
Заместник ръководител на екипа: Ив Димова @ivdimova

  • Екип Venue

Lead: @Petya
Backup: @yumito

Грижи се за комуникацията с Арена, уговаря залите, прави разпределението на позиционирането по време на събитието, уговаря обяда с вендорите, уговаря кафето (ДА КАФЕТО!)

  • Екип Лектори

Lead: Ив Димова @ivdimova
Backup: Исмаил Исмаил @esmobg

  • Екип Спонсори

Lead: Юлияна Юриева @yumito
Backup: TBC

Този екип се грижи за финансовото обезпечаване на конференцията. Сред задачите му са обявяването на призив за спонсори, активно търсене на компании, които да подкрепят събитието, както и комункацията със спонсорите и помощ за тях в деня на събитието. 

  • Екип Доброволци

Lead: Камен Станев @hambai
Backup: Росен Захариев @rosen4o

Това е екипът, който се грижи за набирането на доброволците за събитието, обработването на информацията за тях, разпределението на ролите и задачите им в деня на събитието.

  • Екип Дизайн

Lead: Атанас Ламбев @nasiusII
Backup: Петър Николов @mobilio

Дизайнерите ни определят визията на събитието и се грижат за рисуването на неща като логото на събитието, дизайна на сайта, дизайна на тениските и печатните материали.

  • Екип Swag

Lead: Петя @petya
Backup: Николай Кръстев @NickyKrastev

  • Екип Маркетинг и комуникаци

Lead: Марина Васильовска @vassilyovska
Екип:

  • Диана Кошеджийска @didigk
  • Христо Христов @itsaka

Това е екипът, който се грижи за създаването на съдържанието на сайта и обявяването на важните моменти, свързани със събитието. Този екип работи и за популяризирането на WordCamp Sofia и комуникацията в социалните мрежи.

  • Екип Видео

Lead: Росен Захариев @rosen4o
Backup: TBC

Видео екипът се грижи за заснемането на лекциите по време на събитието. Техниката за това е осигурена, но имаме нужда от оператори и хора, които да обработят заснетия материал. Ако сте техничар по сърце и обичате да се занимавате с видео обработка, това е само работа за вас. Ако пък имате допълнителен ентусиазъм, може да се заемете и със създаване на видео за събитието като ето това:

  • Екип Contributor day & workshops

Lead: Петя @petya

Contributor day е вече традиция за WordCamp Sofia. Това е денят, в който общността се събира, за да помага за развитието на WordPress. Той е провежда ден преди или след самото събитие. Екипът, отговорен за Contributor day, се грижи за логистиката на събитието, ангажирането на отговорници за отделните екипи в деня на събитието, организацията на работилниците около деня (като детската работилница, йей). Тази година за contributor day ще имаме нужда от екип от поне трима души:
* Отговорник работилници (детска работилница, други) – Мартина Колева cactusmactus
* Отговорник логистика – грижи се за намирането на място за провеждане, организацията на обяд, напитки, интернет, подходящи пространства за работа по време на деня.  – Ив Димова @ivdimova
* Отговорник съдържание – грижи се за намирането на отговорници за отделните екипи, създава формата за регистрация, комуникира с желаещите да се включат в contributor day.  Петя @petya

2. Какво е направено досега

  • Подписан договор/ organisers agreement с WordCamp Central
    • Пуснат сайт – всички организатори са добавени
    • Разпределение на екипите

3. Седмична среща

Четвъртък от 3 до 4 след обяд. Всички ще бъдат поканени в Google Calendar

  • Петя да изпрати покани

4. Организационна програма на WordCamp Sofia 2018

Задачите ще бъдат добавени в организационната таблица. Първите задачи:

  • Пускане на сайта и обявяване на събитието – Петя – срок 03.08
  • Call for speakers – Ивелина – 15.08
  • Подготовка на бюджет – Петя и Ю – 25.08
  • Call for sponsors и прилежаща комуникация – 25.08 – Ю и Петя
  • Open ticket sales – 01.09.
  • Sign venue contract – 15.09

5. Инструменти

Или как ще го органзираме това чудо.

  • Директна комуникация: #wcsof канала в Slack
    • Async комуникация: bg.wordpress.org/team
    • Основна организационна таблица: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GW9_2uRdEInnm_Quh4PYZF7q3-OWYgT0m7AT9NcT7Ls/edit?usp=sharing (моля помолете за достъп, за да видите съдържанието)
    • Сайт: 2018.sofia.wordcamp.org – всички в екипа трябва да са получили покани за достъп

Първа организационна среща (online) 02.08.2018 (четвъртък) – 15:00 часа.

#wcsof2017 – организационна среща на 02.11, седмица 44

Присъствали: Юлияна, Христо Панджаров, Христо Христов, Ванина, Станимир, Георги, Ивелина, Росен, Марина, Владо

Agenda:

  1. All Organizers Venue Info
    • Access for the Cinema the day before
    • Food confirmation
    • Water in the Cinema
    • Afterparty
  2. Sponsors Team
    • The exact number of tables that we will need for sponsors – max 5 tables. but we will need ~ 20 chairs.
    • Exact sponsor location based on the Cinema Floor plan
    • Exact number of sponsors that will be present at the conference PHISICALLY
    • Number of sponsors that want something shipped
    • Confirm all sponsors have tickets, RVSP for S&S Dinner, etc.
    • Get the names of the people that will requrie early access
    • STRESS on the fact they need to be there 7:00 AM and READY by 8:00
  3. Volunteers
    • Go through the different teams
    • Organize Swag Into Bag Extravaganza
    • Organize Registration
    • Organize Swag Distribution
    • Organize AV recording
    • Organize MC schedule
  4. Communications
    • Go through the posts
    • Rush people to buy tickets before tomorrow
  5. Design & Printing
    • Names for Badges
    • Schedule Images
  6. Kids Camp & Contrib Day
  7. Others
    • Whatever everyone comes up with
    • Лампи и разклонители
    • Пуфове или високи маси за разговори?

По достъпа до venue-то:
– Достъп до киното ще имаме за около 2 часа след 22:00 ч. в петък и от 07:00 сутринта в събота.
– Спонсорите, които ще присъстват, трябва задължително да дадат имената на хората, които ще дойдат в петък вечерта, за да се осигури достъп. @yumito
– Дъбов искат да отидат в 20:30 в петък – не е възможно; могат да дойдат в 07:00 в събота. Все пак, @yumito ще се обади на Боряна да попита за 20:30.

По кетъринга:
– Всички заведения в киното ще приемат ваучерите – потвърдено.
– Трябва да се осигурят snacks и вода за стаята на лекторите. @petya @botzev
– Два диспенсъра за вода няма да са достатъчни. За лекторите трябва да сe осигури бутилирана вода, за да можем да вземем диспенсъра за вода от тяхната стая и да го преместим при другите. @hristo-sg

По организацията:
– Торбичките ще се раздават при пуканките. Едната каса ще бъде на наше разположение през целия ден. Посетителите ще бъдат насочвани натам след регистрацията.
– Ще се реорганизира схемата така, че да не се дублират опашките за кафе и торбички/swag.
– Необходими са 5 маси за спонсорите, ще вземем 7 за всеки случай.
– В началото на събитието потокът трябва да бъде следния: Регистрация >> Взимане на торбичка >> Влизане в залата.
– Христо и Юлияна ще отидат до IKEA следващата седмица за лампи, покривки и маркери + евентуално малките евтини масички на IKEA. @hristo-sg @yumito
– Ще се организира relax зона с малки масички от IKEA и пуфове от SG. @hristo-sg
– Да се обсъдят катедрите за лекторите с техническия екип. @hristo-sg
– Init Lab ще ни заемат разклонители, Владо и Юлияна трябва да координират взимането им. @vloo @yumito
– Росен ще ни заеме два статива за камерите. Да се пробват в петък вечерта! @rosen4o
– Ивелина да попита доброволците кой може да помогне с логистиката (т.е. возене на неща в кола). @ivdimova
– Мая трябва да подготви програмата за ТВ екраните в деня на събитието. @m4webs

По спонсорите:
– Всички спонсори трябва да се информират, че трябва да са приключили с подреждането на масите най-късно в 08:00 в събота. @yumito
– Юлияна трябва да провери дали може ваучерите на Jump.bg отговарят на изискванията по handbook. @yumito

По афтърпартито:
– Клуб Алкохол ще е отворен само за нас от 19:30 до 21:30, след това започват да пускат и други клиенти.
– Бюджетът за афтърпартито е 3000 лв, след достигането му всеки си плаща сам.

По комуникациите:
– Ванина ще информира хората, че ако не си купят билет до петък, ще трябва да си напишат името на ръка в деня на събитието. @vanina.i

По доброволците:
– Ролите за доброволците са разпределени.

wcvar2017 – организационна среща на 12.08, седмица 33

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Ванина Иванова @vanina, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya

TODO

  • Да уточним със спонсорите, кога ще имат достъп до масите си (@tyxla)
  • Да направим технически тест във venue-то (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да се уверим, че ще има wi-fi (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да дадем инфо за партито на Ванина (@sstoqnov)
  • Да дадем точен брой на присъстващите на speakers dinner и да обсъдим менюто със „Стария чинар“ (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 15.08, седмица 32

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya

TODO

  • Да искаме слайдовете от лекторите (@dzver) (@sstoqnov)
  • Да направим документ с цялото важно инфо за лекторите (@dzver, @sstoqnov) (@tyxla)
  • Да пуснем баджовете за печат (@petya) (@sstoqnov)
  • Да boost-ваме яко тази седмица, понеже не остана време до кемпа (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да пуснем форма за записване за contribution day (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да добавим линкове в менютта към поста за Варна (@tyxla)
  • Да видим какво се случва с video kit (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да отпечатаме W стикери (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се свържем със спонсорите които ще идват, за да им кажем кога могат да дойдат да подредят (@tyxla) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 08.08, седмица 32

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

  • Да се свържем със спонсорите за масите им и да им дадем срок до 15 да ползват купон кода за регистрация (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да подготвим информация за фотографите (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да намерим интервюиращ за миниклипчетата (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 01.08, седмица 31

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina, Веселин Николов @dzver

TODO

  • Да проверим статуса на плащането на dmarcian (@tyxla)
  • Да потвърдим на Нетпик, че ще си партнираме със тях (@tyxla)
  • Да направим програмата (@dzver, @sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да добавим StickerGiant като партньор (@tyxla)
  • Да пишем на отхвърлените кандидат-лектори (@dzver) (@tyxla)
  • Да изкоментираме с Мартин плакати с програмата + малки програми, + колко би струвало всяко от тях да се разпечата (@tyxla)
  • Да обновим контент плана (@vanina) (@sstoqnov)
  • Ванина на синхронизира с Петя пускането на рекламата (@vanina) (@sstoqnov)
  • Да пратим разпределението на ролите на доброволците (@sstoqnov)
  • Да организираме първата среща със доброволците (@sstoqnov)
  • Да оправим разходите за кафе и обяд в работния бюджет (@tyxla)
  • Да направим списък и да пратим покани на всички за speakers dinner (@tyxla, @dzver, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да сложим доброволците на сайта (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да се погрижим за черни чаршафи за спонсорските маси (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да се свържем с всички спонсори за масите им (@tyxla)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 25.07, седмица 30

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

  • Да подготвим и пуснем програма (@tyxla)
  • Да пишем на всички лектори и да вземем потвърждение, че ще говорят (@veselin) (@tyxla)
  • Да ъпдейтнем контент плана като обявим програмата (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да подготвим драфтове на постове за спонсори, лектори и др. (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да се планира рекламната кампания във FB (@petya) (@sstoqnov)
  • Да разработим всички варианти на баджовете (crew, speaker, празен, с по-дълго име) (@tyxla)
  • Да се уверим, че всички доброволци са регистрирани с билет в сайта и в Slack (@sstoqnov, @magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да се добавят доброволски роли за kids workshop (@sstoqnov, @magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да се погрижим за обяд и напитки за kids workshop и contributor day (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да се погрижим за по-приятни опаковки за обяда (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да оправим tiled galeries в сайта (@tyxla)
  • Да направим план за contributor day (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 18.07, седмица 29

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

  • Да махнем излишното от homepage widgets (speakers & volunteers) (@tyxla)
  • Да „пипнем“ сайта (@tyxla)
  • Да добавим partners в spreadsheet-a (@tyxla)
  • Да пуснем поръчка за стикери с логото на кемпа (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да пуснем поръчка за уапу-та (500бр) (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да „ръчнем“ Ники да качи видеото с уапу-то (@tyxla)
  • Да „ръчнем“ спонсорите да платят (@tyxla)
  • Да се свържем с community за бюджета за реклама (@tyxla)
  • Да анонсираме уапу-то тази седмица (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да анонсираме детския workshop тази седмица (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да изготвим контент план (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да увеличим followers, като пускаме лекции от предишни кемпове (@vanina) (@sstoqnov)
  • Да пуснем постове за Варна (@petya, @vanina, @tyxla) (@tyxla)
  • Да напишем постове (drafts) за спонсорите (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се свържем да ни изпратят video kit-a във Варна (@petya) (@sstoqnov)
  • Всеки да напише с какво иска да се занимава на contribution day (@all) (@tyxla)
  • Да направим купон код за фотографите (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да се свържем с фотографите за одобрение и да им пратим купон код за регистрация (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да подканим доброволците да се регистрират (@sstoqnov)
  • Да изпратим email с потвърждение и пакетите които ще са ни нужни на фирмата за кафе (@sstoqnov)
  • Да изпратим email с отказ на „Залива 47“ за кафе паузата (@sstoqnov)
  • Всеки да даде мнение за кандидатурите за лектори (@petya, @tyxla, @magadanski_uchen) (@tyxla)
  • Да поръчаме тениски от starbg (ocean blue за всички и scarlet red за доброволци(мъжки и дамски) ) (@veselin) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 13.07, седмица 28

Присъствали: Юлияна, Христо Христов, Петя, Христо Панджаров, Ванина, Станимир, Георги

Пише: Ванина

Agenda

  • Пускане на Call for sponsors
  • Спонсорски пакети

По спонсорските пакети

  • Финализирани са условията за спонсорство и различните пакети.
  • Юлияна е подготвила документа за спонсорите (инфо за пакетите, legal provisions, etc.), Ванина помага с proof-reading
  • Ще се сложи инфо за спонсорските пакети на сайта
  • Call for sponsors е готов, Петя помага с proof-reading
  • Формулярът за спонсори е готов, Станимир помага с с proof-reading; добавяме въпрос за алтернативно желание, ако исканият спонсорски пакет вече е зает
  • Брандирането на торбичките остава за златния и парти спонсори
  • Афтър-парти спонсорът получава лого на покани за партито.
  • Глобалните спонсори не са дали инфо дали ще присъстват физически, Юлияна ще им напомни.
  • Пускаме Call for sponsors в понеделник, 17 юли

#wcsof2017