wcvar2017 – организационна среща на 23.05, седмица 21

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Георги Попов @magadanski_uchen, Станимир Стоянов @sstoqnov

Екип

Към момента участват:

  • Lead – Марин
  • Sponsors – Марин, Петя/Веселин
  • Venue/Budget – Марин
  • Speakers – Веселин
  • Volunteers – Станимир, Георги
  • After party, Lunch, Speaker dinner, Coffee breaks & snacks – Станимир
  • Website – Марин/Петя
  • Communication, social media & marketing – Петя
  • Printing (badges, t-shirts, stickets, posters) – Станимир/Марин/Веселин
  • Video – Георги

To Do

  • Да се подобрят ticket forms с още въпроси (dietary requirements, how do you use wordpress, t-shirt: male/female sizes, S – XXL, t-shirt: default option) – @tyxla (@tyxla)
  • Fix nav menu fonts – @tyxla (@tyxla)
  • Да се довърши спонсорското предложение и плана на спонсорската зона – @tyxla (@tyxla)
  • Да пуснем сайта live – @tyxla, @petya (@tyxla)
  • Give PollDaddy access to everyone – @tyxla (@tyxla)
  • Да обсъдим с venue-to детския workshop – @sstoqnov, @tyxla (@sstoqnov)
  • Да пуснем call for sponsors – @tyxla (@tyxla)
  • Да пуснем call for speakers – @veselin (@tyxla)
  • Да пуснем call for volunteers – @sstoqnov (@sstoqnov)
  • Станимир да се срещне със кетъринга – @sstoqnov (@sstoqnov)
  • Да говорим с кетъринга да осигурят храна за workshop-a – @sstoqnov (@sstoqnov)
  • Да оправим бройките на билетите – @tyxla (@tyxla)
  • Професионален фотограф при нулев бюджет – @georgi (@sstoqnov)
  • Описание на детския workshop + requirements – @petya (@sstoqnov)
  • Форма за записване за детския workshop – @petya (@sstoqnov)
  • Спонсорски пакет за детския workshop – @tyxla + @petya (@sstoqnov)
  • Пускане на „Publisize“ към Twitter & Facebook – @petya (@sstoqnov)
  • Добавяне на Alt text към всички menu items – @petya (@sstoqnov)
  • Пускане на анонс за събитието на bg.wordpress.org – @petya (@tyxla)
  • Social media campaign след като пуснем сайта – @petya (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 18.05, седмица 20

Това са бележките от срещата за организация на #WCSOF2017

Присъствали: Петя @petya, Юлияна @yumito, Георги @botzev, Владо @vloo, Ив , Мартина Колева @cactusmactus Мая @m4webs Росен @rosen4o

Agenda

  • Минаване през ToDo от миналата седмица
  • Роли в екипа – втори рунд – нека финализираме какво имаме
  • Calls – speakers, volunteers, sponsors

Роли в екипа

  • Мая и Марти поемат дизайн и swag дизайн
  • Марти ще води комуникацията тази година с помощ от Петя
  • Росен поема принтинг – тениски, стикери, плакати и други неща за печатане
  • Петя и Ю са готови с организационния spreadsheet – има таб organiser roles/tasks, в който са отбелязани всички задачи и кой какво ще върши
  • Готов е content plan-a за съдържанието на сайта, в spreadsheet-a е в таб Content plan/Marketing

ToDo за следващата седмица – 21

  • Да се добавят всички организатори в сайта – @petya (@yumito)
  • Да се добавят всички организатори в спредшийта – @yuliana (@yumito)
  • Всички да си добавят контакти за връзка в Organisers Contact в спредшийта – име, телефон, имейл адрес, WordPress.org username (@yumito)
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito
  • Да се изготви предложението към спонсорите – седмица 20&21 @yumito & @hristo-sg
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – седмица 22, @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро, седмица 21, @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се напише Call for Sponsors – @yumito
  • Да се напише Call for Speakers – @petya
  • Събиране на оферти за печатане на тениски – @rosen4o, @cactusmactus

Следваща среща – другата седмица, #wcsof канал в Slack, четвъртък в 15 часа. Заповядайте!

#wcsof2017

wcvar2017 – организационна среща на 16.05, седмица 20

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Георги Попов @magadanski_uchen, Станимир Стоянов @sstoqnov

Направено до момента / Решено

  • Комуникация: slack, bg.wordpress.org/team
  • Hashtag: wcvar
  • Срещи: всяка седмица, вторник, 10:00, в рамките на 1 час
  • Дати – 2 септември conference day, 3 септември – contributor day
  • Venue – осигурено, безплатно
  • Брой посетители – една зали със 300 души лимит (планирани 250)
  • Бюджет – одобрен
  • Работен бюджет: ще го работим в сайта в Working Budget
  • Video cameras: осигурени от фондацията
  • Deadline за анонсирането на програмата: 1 август
  • Лого – готово
  • Баджовете няма да имат програмата, ще имат имената от двете страни
  • Multimedia – осигурена от университета
  • Livestream – няма да има
  • Speakers – 9 човека + 1 резерва от екипа
  • Презентации – 30 мин + 5 мин за въпроси

Екип

Към момента участват:

  • Lead – Марин
  • Sponsors – Марин, Петя/Веселин
  • Venue/Budget – Марин
  • Speakers – Веселин
  • Volunteers – Станимир, Георги
  • Speaker dinner – Станимир
  • After party – Станимир
  • Lunch – Станимир
  • Coffee breaks & snacks – Станимир
  • Website – Марин/Петя
  • Communication, social media & marketing – Петя
  • Printing (badges, t-shirts, stickets, posters) – Станимир/Марин/Веселин
  • Video – Георги

To Do

  • Да се отиде на място и да се направи план на спонсорската зона – Марин (@tyxla)
  • Да се уверим, че multimedia-та работи и всичко е наред – Марин, Станимир (@tyxla)
  • Да се направят спонсорски пакети ( Gold, Silver, Bronze ) и да се добавят към Бюджета – Марин (@tyxla)
  • Да се направи спонсорско предложение – Марин (@tyxla)
  • Да се пусне call for sponsors, когато са готови пакетите и сайта – Марин/Петя (@tyxla)
  • Да се пусне call for speakers, когато е готов сайта – Веско/Петя (@tyxla)
  • Да се пусне call for volunteers, когато е готов сайта – Георги/Петя (@sstoqnov)
  • Да се обяви събитието – Марин/Петя (@tyxla)
  • Да се даде достъп до социалките на Петя – Марин (@tyxla)
  • Да пуснем благодарствен пост за логото – Марин/Петя (@sstoqnov)
  • Да пуснем благодарствен пост за wapuu – Марин/Петя (@sstoqnov)
  • Работа по мобилната версия на сайта- Марин (@tyxla)
  • Да се свържем с фотографите от wcsof (Николай Зайнелов, Владо (Kaladan)) и да потърсим местни (Димитър Димитров) – Георги (@sstoqnov)
  • Да говорим с Винса за това как можем да проведем обяда – Станимир/Марин (@tyxla)
  • Да намери spreadsheet-a от мналата година за доброволците и да го сподели с Георги – Станимир (@sstoqnov)
  • Фирма за обяд (subway?) – Станимир (@sstoqnov)
  • Фирма за кафе – Станимир (@sstoqnov)
  • Място за speakers dinner – Станимир (@sstoqnov)
  • Място за аfterparty – Станимир (@sstoqnov)
  • Снакс за contribution day – Станимир (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017