#wcsof2017 – организационна среща на 02.11, седмица 44

Присъствали: Юлияна, Христо Панджаров, Христо Христов, Ванина, Станимир, Георги, Ивелина, Росен, Марина, Владо

Agenda:

  1. All Organizers Venue Info
    • Access for the Cinema the day before
    • Food confirmation
    • Water in the Cinema
    • Afterparty
  2. Sponsors Team
    • The exact number of tables that we will need for sponsors – max 5 tables. but we will need ~ 20 chairs.
    • Exact sponsor location based on the Cinema Floor plan
    • Exact number of sponsors that will be present at the conference PHISICALLY
    • Number of sponsors that want something shipped
    • Confirm all sponsors have tickets, RVSP for S&S Dinner, etc.
    • Get the names of the people that will requrie early access
    • STRESS on the fact they need to be there 7:00 AM and READY by 8:00
  3. Volunteers
    • Go through the different teams
    • Organize Swag Into Bag Extravaganza
    • Organize Registration
    • Organize Swag Distribution
    • Organize AV recording
    • Organize MC schedule
  4. Communications
    • Go through the posts
    • Rush people to buy tickets before tomorrow
  5. Design & Printing
    • Names for Badges
    • Schedule Images
  6. Kids Camp & Contrib Day
  7. Others
    • Whatever everyone comes up with
    • Лампи и разклонители
    • Пуфове или високи маси за разговори?

По достъпа до venue-то:
– Достъп до киното ще имаме за около 2 часа след 22:00 ч. в петък и от 07:00 сутринта в събота.
– Спонсорите, които ще присъстват, трябва задължително да дадат имената на хората, които ще дойдат в петък вечерта, за да се осигури достъп. @yumito
– Дъбов искат да отидат в 20:30 в петък – не е възможно; могат да дойдат в 07:00 в събота. Все пак, @yumito ще се обади на Боряна да попита за 20:30.

По кетъринга:
– Всички заведения в киното ще приемат ваучерите – потвърдено.
– Трябва да се осигурят snacks и вода за стаята на лекторите. @petya @botzev
– Два диспенсъра за вода няма да са достатъчни. За лекторите трябва да сe осигури бутилирана вода, за да можем да вземем диспенсъра за вода от тяхната стая и да го преместим при другите. @hristo-sg

По организацията:
– Торбичките ще се раздават при пуканките. Едната каса ще бъде на наше разположение през целия ден. Посетителите ще бъдат насочвани натам след регистрацията.
– Ще се реорганизира схемата така, че да не се дублират опашките за кафе и торбички/swag.
– Необходими са 5 маси за спонсорите, ще вземем 7 за всеки случай.
– В началото на събитието потокът трябва да бъде следния: Регистрация >> Взимане на торбичка >> Влизане в залата.
– Христо и Юлияна ще отидат до IKEA следващата седмица за лампи, покривки и маркери + евентуално малките евтини масички на IKEA. @hristo-sg @yumito
– Ще се организира relax зона с малки масички от IKEA и пуфове от SG. @hristo-sg
– Да се обсъдят катедрите за лекторите с техническия екип. @hristo-sg
– Init Lab ще ни заемат разклонители, Владо и Юлияна трябва да координират взимането им. @vloo @yumito
– Росен ще ни заеме два статива за камерите. Да се пробват в петък вечерта! @rosen4o
– Ивелина да попита доброволците кой може да помогне с логистиката (т.е. возене на неща в кола). @ivdimova
– Мая трябва да подготви програмата за ТВ екраните в деня на събитието. @m4webs

По спонсорите:
– Всички спонсори трябва да се информират, че трябва да са приключили с подреждането на масите най-късно в 08:00 в събота. @yumito
– Юлияна трябва да провери дали може ваучерите на Jump.bg отговарят на изискванията по handbook. @yumito

По афтърпартито:
– Клуб Алкохол ще е отворен само за нас от 19:30 до 21:30, след това започват да пускат и други клиенти.
– Бюджетът за афтърпартито е 3000 лв, след достигането му всеки си плаща сам.

По комуникациите:
– Ванина ще информира хората, че ако не си купят билет до петък, ще трябва да си напишат името на ръка в деня на събитието. @vanina.i

По доброволците:
– Ролите за доброволците са разпределени.

wcvar2017 – организационна среща на 12.08, седмица 33

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Ванина Иванова @vanina, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya

TODO

  • Да уточним със спонсорите, кога ще имат достъп до масите си (@tyxla)
  • Да направим технически тест във venue-то (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да се уверим, че ще има wi-fi (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да дадем инфо за партито на Ванина (@sstoqnov)
  • Да дадем точен брой на присъстващите на speakers dinner и да обсъдим менюто със „Стария чинар“ (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 15.08, седмица 32

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya

TODO

  • Да искаме слайдовете от лекторите (@dzver) (@sstoqnov)
  • Да направим документ с цялото важно инфо за лекторите (@dzver, @sstoqnov) (@tyxla)
  • Да пуснем баджовете за печат (@petya) (@sstoqnov)
  • Да boost-ваме яко тази седмица, понеже не остана време до кемпа (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да пуснем форма за записване за contribution day (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да добавим линкове в менютта към поста за Варна (@tyxla)
  • Да видим какво се случва с video kit (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да отпечатаме W стикери (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се свържем със спонсорите които ще идват, за да им кажем кога могат да дойдат да подредят (@tyxla) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 08.08, седмица 32

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

  • Да се свържем със спонсорите за масите им и да им дадем срок до 15 да ползват купон кода за регистрация (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да подготвим информация за фотографите (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да намерим интервюиращ за миниклипчетата (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 01.08, седмица 31

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina, Веселин Николов @dzver

TODO

  • Да проверим статуса на плащането на dmarcian (@tyxla)
  • Да потвърдим на Нетпик, че ще си партнираме със тях (@tyxla)
  • Да направим програмата (@dzver, @sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да добавим StickerGiant като партньор (@tyxla)
  • Да пишем на отхвърлените кандидат-лектори (@dzver) (@tyxla)
  • Да изкоментираме с Мартин плакати с програмата + малки програми, + колко би струвало всяко от тях да се разпечата (@tyxla)
  • Да обновим контент плана (@vanina) (@sstoqnov)
  • Ванина на синхронизира с Петя пускането на рекламата (@vanina) (@sstoqnov)
  • Да пратим разпределението на ролите на доброволците (@sstoqnov)
  • Да организираме първата среща със доброволците (@sstoqnov)
  • Да оправим разходите за кафе и обяд в работния бюджет (@tyxla)
  • Да направим списък и да пратим покани на всички за speakers dinner (@tyxla, @dzver, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да сложим доброволците на сайта (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да се погрижим за черни чаршафи за спонсорските маси (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да се свържем с всички спонсори за масите им (@tyxla)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 25.07, седмица 30

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

  • Да подготвим и пуснем програма (@tyxla)
  • Да пишем на всички лектори и да вземем потвърждение, че ще говорят (@veselin) (@tyxla)
  • Да ъпдейтнем контент плана като обявим програмата (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да подготвим драфтове на постове за спонсори, лектори и др. (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да се планира рекламната кампания във FB (@petya) (@sstoqnov)
  • Да разработим всички варианти на баджовете (crew, speaker, празен, с по-дълго име) (@tyxla)
  • Да се уверим, че всички доброволци са регистрирани с билет в сайта и в Slack (@sstoqnov, @magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да се добавят доброволски роли за kids workshop (@sstoqnov, @magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да се погрижим за обяд и напитки за kids workshop и contributor day (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да се погрижим за по-приятни опаковки за обяда (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да оправим tiled galeries в сайта (@tyxla)
  • Да направим план за contributor day (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 18.07, седмица 29

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

  • Да махнем излишното от homepage widgets (speakers & volunteers) (@tyxla)
  • Да „пипнем“ сайта (@tyxla)
  • Да добавим partners в spreadsheet-a (@tyxla)
  • Да пуснем поръчка за стикери с логото на кемпа (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да пуснем поръчка за уапу-та (500бр) (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да „ръчнем“ Ники да качи видеото с уапу-то (@tyxla)
  • Да „ръчнем“ спонсорите да платят (@tyxla)
  • Да се свържем с community за бюджета за реклама (@tyxla)
  • Да анонсираме уапу-то тази седмица (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да анонсираме детския workshop тази седмица (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да изготвим контент план (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да увеличим followers, като пускаме лекции от предишни кемпове (@vanina) (@sstoqnov)
  • Да пуснем постове за Варна (@petya, @vanina, @tyxla) (@tyxla)
  • Да напишем постове (drafts) за спонсорите (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се свържем да ни изпратят video kit-a във Варна (@petya) (@sstoqnov)
  • Всеки да напише с какво иска да се занимава на contribution day (@all) (@tyxla)
  • Да направим купон код за фотографите (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да се свържем с фотографите за одобрение и да им пратим купон код за регистрация (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)
  • Да подканим доброволците да се регистрират (@sstoqnov)
  • Да изпратим email с потвърждение и пакетите които ще са ни нужни на фирмата за кафе (@sstoqnov)
  • Да изпратим email с отказ на „Залива 47“ за кафе паузата (@sstoqnov)
  • Всеки да даде мнение за кандидатурите за лектори (@petya, @tyxla, @magadanski_uchen) (@tyxla)
  • Да поръчаме тениски от starbg (ocean blue за всички и scarlet red за доброволци(мъжки и дамски) ) (@veselin) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 13.07, седмица 28

Присъствали: Юлияна, Христо Христов, Петя, Христо Панджаров, Ванина, Станимир, Георги

Пише: Ванина

Agenda

  • Пускане на Call for sponsors
  • Спонсорски пакети

По спонсорските пакети

  • Финализирани са условията за спонсорство и различните пакети.
  • Юлияна е подготвила документа за спонсорите (инфо за пакетите, legal provisions, etc.), Ванина помага с proof-reading
  • Ще се сложи инфо за спонсорските пакети на сайта
  • Call for sponsors е готов, Петя помага с proof-reading
  • Формулярът за спонсори е готов, Станимир помага с с proof-reading; добавяме въпрос за алтернативно желание, ако исканият спонсорски пакет вече е зает
  • Брандирането на торбичките остава за златния и парти спонсори
  • Афтър-парти спонсорът получава лого на покани за партито.
  • Глобалните спонсори не са дали инфо дали ще присъстват физически, Юлияна ще им напомни.
  • Пускаме Call for sponsors в понеделник, 17 юли

#wcsof2017

#wcsof2017 – организационна среща на 29.06, седмица 26

Присъствали: Христо Панджаров, Владимир, Ванина, Христо Христов, Мая, Георги, Ивелина, Мартина, Юлияна, Милена, Петя, Яна

Пише: Ванина

Agenda

  • Sponsor plans
  • Call for * release schedule

По спонсорските пакети

  • Уточнени са привилегиите, които се включват във всеки един спонсорски пакет, както и цените и броя спонсорски пакети, които ще предложим.
  • Perks базово повтарят миналогодишните, добавено е Participation in the conference game.
  • Торбите: обсъдихме дали да предложим брандирането им на Златния спонсор или на After Party спонсора, не можахме да се разберем за финално решение.
  • Идеи за брандинг на афтърпартито: подложки за чаши, банери.
  • Всеки микроспонсор ще получи персонализирано хайку.
  • Добре е да измислим по-раздвижен начин, по който да показваме логата на спонсорите – Марти ще проучи.
  • Ще има Coffee sponsor.
  • Няма да има спонсор за вечерята
  • Не сме решили колко пари ще искаме за Contributor day, това зависи от въпроса дали ще плащаме за venue

По кетъринга

  • Все още не сме намерили вендор на кафе, Марти ще вземе оферта от Kolichka Bar

По сайта

  • Петя има забележки към темплейта, дискусията се мести в web чатa.

По билетите

  • Билетите са попълнени със съдържанието, което е липсвало
  • Добавени са микроспонсорски билети
  • Ю/Ицо са направили билети за спонсори, организатори, доброволци и лектори

wcvar2017 – организационна среща на 11.07, седмица 28

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

 

  • Да добавим Ванина като организатор (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да проверим защо buzz-a не работи (@tyxla)
  • Да добавим спонсорите и да им пратим купони (@tyxla)
  • Да се свържем отново със central за бюджет за реклама (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да добавим partners в сайта (@tyxla)
  • Да споделим видеото с изработкатана на уапу-то (@tyxla)
  • Да пуснем internal poll за цветовете на тениските (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)

 

  • Да пуснем благодарствени постове за уапу-то, лого & t-shirt дизайна, venue-то (@tyxla, @petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да подготвим постове за спонсорите и да ги schedule-нем (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да дадем достъп до социалките на Ванина (@petya) (@sstoqnov)
  • Петя да добави информация за детския workshop в сайта (@petya) (@sstoqnov)
  • Да направим билет за workshop-a (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се вдигне много шум около детския workshop (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да се вдигне много шум за call for speakers в маркетинговите групи (@vanina) (@sstoqnov)
  • Да съберем контакти на варненски училища (@vanina) (@sstoqnov)

 

  • Да добавим доброволчески роли за happiness bar и kids workshop (@sstoqnov)
  • Да проверим дали има възможност за зала с проектор (@sstoqnov) (@tyxla)
  • Да се срещнем с фирмата която ще отговаря за кафето (пак) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017