wcvar2017 – организационна среща на 04.07, седмица 27

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Веселин Николов @dzver, Георги Попов @magadanski_uchen

TODO

  • Да се опитаме да продадем и останалите спонсорки пакети (@all) (@tyxla)
  • Да помислим как може да реализираме happiness bar (@all) (@tyxla)

 

  • Марин да се срещне с Николай за уапу-тата (@tyxla)
  • Да се свържем със service-a за безплатни стикери (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да пратим запитване за бюджет за реклама (@tyxla)
  • Да направим и да изпратим coupon codes на partners (@tyxla)
  • Да проверим mailing list-а от meetup-a и да поканим хората от там на кемпа (@tyxla)

 

  • Да вкараме заглавия на постовете, кой ще ги пише и дати (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да пратим email на доброволците като ги поканим за лектори (@sstoqnov)

 

  • Да се направи sheet в таблицата с контактите на фотографите (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)

 

  • Петя и Мартина да подготвят описание за kids workshop (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се прати покана на всички присъствали на WordCamp Sofia (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се прати покана на всички лектори досега от WordCamp Sofia (@petya) (@sstoqnov)
  • Да говорим с Мартина дали иска да се включи като организатор и да поеме контента (@petya) (@sstoqnov)

 

#wcvar, #wcvar2017

wcvar2017 – организационна среща на 27.06, седмица 26

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Веселин Николов @dzver, Георги Попов @magadanski_uchen

TODO

  • Да се пипне сайта (@tyxla)
  • Да се свържем със заявилите желание спонсори (@tyxla)
  • Да пишем на организацията за да заявим video kit (@tyxla)
  • Да направим поръчка за swag (@tyxla)
  • Да се добавят микроспонсорите в сайта (@tyxla)
  • Да пуснем пост във WordPress България и да поканим хората да си разкажат историите (@tyxla)
  • Да се свържем с Николай, за да проверим как се движи със wapuu-то (@tyxla)
  • Да помислим и евентуално да пуснем поръчка за стикери (@tyxla, @sstoqnov) (@tyxla)

 

  • Станимир и Марин да вземат пробни пакети за обяд и да преценят дали са достатъчни (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Станимир да се срещне със жената която отговаря за кафето и да вземе детайлна информация за всеки продукт (@sstoqnov)
  • Да говорим със Captian Cook дали са ок да направим speakers dinner при тях (@sstoqnov)
  • Да се свържем с Мартин за дизайн на тениските (@sstoqnov)
  • Да се свържем с Мартин за дизайн на баджовете (@sstoqnov)
  • Да се направи списък със добровлските роли (@sstoqnov)

 

  • Да проверим дали може да имаме live translation, като потърсим и варненски фирми (@magadanski_uchen) (@tyxla)
  • Да потърсим професионални фотографи които да снимат в деня на събитието (Каладан и Яна) (@magadanski_uchen, @petya) (@sstoqnov)
  • Kids workshop описание (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се свържем със потенциални доброволци за съдържание от wcsof (@petya) (@tyxla)
  • Да се свържем със потенциални лектори във слак (@petya) (@tyxla)
  • Стратегия за съдърание (@petya) (@sstoqnov)

 

  • Да се подготви communication plan (@dzver) (@sstoqnov)
  • Веско да отиде до starbg и да вземе оферта за тениски (@dzver) (@sstoqnov)

 

  • Да обсъдим цветове на тениските, както и вида (@аll) (@tyxla)
  • Да се свържем с потенциални спонсори (@аll) (@sstoqnov)
  • Да вдигнем малко шум за call for speakers (facebook, twiteer) (@аll) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 01.06, седмица 22

Присъствали

Христо
Юлияна
Яна
Мартина
Владимир
Христо Христов
Георги
Мая
Ивелина
Росен
Ванина

Пише: Ванина

Agenda

  1. Договора с Арена – ъпдейт от Христо
  2. Избор на лого и задачи за дизайн на сайта
  3. Подготовка за официално обявяване на кемпа
  4. Дизайн на сайта
  5. Съдържание, нужно при пускането на сайта
  6. Обсъждане на спонсорските пакети и дата за обявяване на call for speakers
  7. Ценово пакетиране на пакетите
  8. Допълнителни бонуси за спонсорите спрямо миналата година

По мястото на провеждане

Чакаме “Арена” да ни дадат цени за двете малки зали, за да финализираме договора; в понеделник (12.06) би трябвало да е подписан

По обявяване на събитието

Ще пуснем сайта и ще обявим събитието в понеделник или вторник следващата седмица (12-13 юни)
Ивелина е подготвила чернова за call for speakers

По сайта

Избираме лого вариант #4 за сайта
Може да се копира структурата на миналогодишния сайт
Юлияна ще съдейства с достъп до PollDaddy акаунта, за да се направи форма за кандидатстване
Ванина ще преглежда текстовете за правописни и печатни грешки на български и английски
Мая също ще се включи в работата по сайта

По спонсорите

Целим се в по-малко спонсори, които да платят повече за спонсорството. Оптимален вариант: 1 златен и 2 сребърни спонсора, разположени в основния коридор; няколко по-малки спонсора отпред.
Юлияна ще провери какви са задълженията ни към глобалните спонсори, за да можем да се съобразим с тях при разполагането на масите на мястото на събитието.
Ще промотираме по-активно микроспонсорството.

По кетъринга

Събираме предложения за provider на кафе

Организационни

Следващата или по-следващата седмица ще направим списък с конкретните задачи и ще разпределим ролите
Следващата седмица (15.06) няма да има среща

#wcsof2017

wcvar2017 – организационна среща на 06.06, седмица 23

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen

Направено тази седмица

  • Обявен е Call for sponsors
  • Имаме оферти за обяд и кафе
  • Обсъдихме броя и място за провеждане на партито
  • Пуснахме запитване за kids workshop-a във Университета

TODO

  • Да се поръча стандартния swag пакет за конференция (@tyxla)
  • Да се пише на локалните спонсори за благодарност и повече информация (@tyxla)
  • Да се добави call for volunteers страницата към менютата (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да се изпрати запитване към стола и кафето за разбивка на цените по артикули (@sstoqnov)
  • Да обсъдим какво ще включва даден пакет (обяд/кафе) (@sstoqnov)
  • Да се пусне call for volunteers (Понеделник 12.06) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 01.06, седмица 22

Присъствали (Slack)

Христо, Жоро, Юлияна, Ивелина, Росен, Мая, Кактус (малко), Петя, Яна

Пише: Юлияна

Agenda

  • обявяването на кемпа
  • таблица с кандидатствалите за организатори: потенциалните кандидатури и кого къде виждаме в свободните роли https://goo.gl/NbovN4
  • спонсори – разположение, бройки, нива
  • нетуъркинг мястото
  • live meeting следващата седмица

Обявяване на кемпа

Ще се случи в седмицата между 5 и 9 юни

  • чакаме потвърждение от форндацията на датите и подпсването на договора с арена
  • постовете на двата езика ще напише @hristo-sg
  • Мая трябва да е готова с логото (може да не е финален вариант, някой от текущите драфтове ще свърши работа)
  • екипът по сайта @vloo, Росен, Жоро ще се погрижи да има лого над постовете за обявяване – засега това е достатчъно

Call for Volunteers

  • Ивелина е написала чернова, ще сложи драфта в сайта седмицата на 5 юни
  • Юлияна ще й помогне да направи формата за записване за участие – седмицата на 5 юни

Нови организатори

Кандидатствалите са тук https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HnLnQDAVsEb7hAdwNQnPfDCKU6Vfazbw9udaokcjEJk/edit#gid=2118259701

Обсъдихме по-голямата часто от хората, някои разпределихме.
Юлияна ще им е описала и ги е поканила в Слак, чакаме.

По мястото на провеждане

Нетуъркинг място – обсъждаме дали да не наемем една малка зала на същия етаж, в която да раздаваме кафе, тениски, да има фотобуут, може би lightning talk, флипчарт за обяви.

Срещи на екипа

Лайв среща няма да има, засега. Следващия четвъртък форматът на регулярната среща ще е видео.

Последно

Да ретуитваме и споделяме на Варна нещата

#wcsof2017

wcvar2017 – организационна среща на 30.05, седмица 22

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov

Направено тази седмица

  • Обявен е Call for speakers
  • Подготвихме резервациите за билети за всички спонсори
  • Спонсорското предложение и план са готови
  • Свързахме се с global sponsors за благодарност и информация, подготвихме купоните
  • Свързахме се с microsponsors за благодарност и информация
  • Дребни подобрения по сайта
  • Уточнихме формата на call for volunteers

TODO

  • Да пуснем call for sponsors (@tyxla, @petya) (@tyxla)
  • Да обявим call for sponsors в социалните мрежи (@tyxla, @petya) (@tyxla)
  • Да се направи котва към английското съдържание в call for sponsors post-a (@tyxla)
  • Да се добавят call for sponsors страниците към менютата (@tyxla, @petya) (@tyxla)
  • Да се чуем със стола на университета за кетъринг/lunch/coffee (@sstoqnov)
  • Да се подготви документ с описание и изисквания на детския workshop (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се пита Марти от Coder Dojo дали има интерес за workshop (@petya) (@sstoqnov)
  • Да говорим с университета за детския workshop (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да се споделят работните файлове на логото и featured image (@tyxla)
  • Да се подготви комукационния план за лекторите (@veselin) (@sstoqnov)
  • Да се довърши call for volunteers (@sstoqnov)
  • Да се добави alt text на menu items (@tyxla)
  • Да се добави датата на конференцията в header images (@tyxla)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 25.05, седмица 21

Присъствали

@hristopa @yumito @botzev @cactusmactus @vloo @m4webs @rosen4o @petya @yanah @ivdimova

Пише Юлияна

Екип

Към момента:

Петя Райковска
Георги Боцев
Владимир Василев
Росен Захариев
Юлияна Юриева
Мая Зъбарева
Христо Панджаров
Ивелина Димова
Мартина Колева
Яна Димитрова

Кой с какво се заема е отбелязано в таблицата, има още за свободни роли https://goo.gl/xdnhU6

Във формата за кандидатстване има още няколко потенциални организатора. затваряме я на 26ти, виж списъка to do.

Дати и бюджет

Потвърдени са няколко часа след настоящата среща. Имаме зелена светлина да обявяваме, ще е следващата седмица.

Среща на екипа

Да се случи в промеждутъка между 6 и 11 юни, виж to do.

Теми на кепма

Имаме място да развием тема на кемпа (коридорът между залите ще е свободен), ще имаме и някакъв бюджет. В кино зала сме и първите асоциации са филми, оскари, камери, лукс. Пуканките вече са изчерпани. Темата на кемпа ще се ползва за ъпдейт на логото, за тениските, Лапутата и пр. дизайн решения.

Идейни проекти;

  • star wars – най-поддържаната идея.
    Конференцията е ноември, а декември излиза starwars. Плодотворно:
    вейдъруапу, Stormtrooper Wapuu & Jedi Wapuu
    борба между двете сили, добро и зло, добър и лош код
  • оскари – не се обсъди в детайл.
    wappuu направено като статуетка на оскар
  • lego – идеята отпадна.
    лего лапу
    WordPress има и building blocks, както при легото
    Yoast & Toolset правят неща с лего.
  • apply_filters: като на кино – добра идея, леко елитарна, остава за обсъждане.
    Както в киното и фотографията има ефекти и филтри, така и в WordPress има такива. Та топика да е: apply_filters: като на кино, и тук там изпринтени в голям формат и артистично – части от код закачен насам натам по филмовите банери които ще са си там и без това.
    apply_filters става за и фотобуут
  • патриотични идеи – отпаднали естествено.
    двойка уапута в носия за тениската
    уапу лъвчета

To Do

  • @petya да затвори формата за нови организатори на 26 вечерта (@yumito)
  • Пак @petya да пусне резултатите в #wcsof канала и да обсъдим до 30 май вечерта, за да можем да отговорим на хората до 01 юни
  • @petya да пусне doodle с опции и да се обитаме да съберем възможно най-много хора. Важно е да додйат новите организатори, така че срокът за това е след като ги уведомим – 2 юни.
  • @yumito да порови как стои въпросът с правата на Star Wars и можем ли да вървим в тази посока – до 1 юни.
  • @petya да добави Яна в 2017сайта и тук до 1 юни
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – @hristo-sg, до 1 юни
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito до 1 юни
  • Да се изготви предложението към спонсорите – @yumito & @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се подготви Call for Sponsors в сайта – @yumito, до 1 юни
  • Да се подготви Call for Speakers в сайта – @petya, до 1 юни
  • Call for volunteers @ivdimova, до 1 юни
  • Събиране на оферти за печатане на тениски в орг таблица – @rosen4o, @cactusmactus
  • Всички организатори да си пипнат биографиите тук https://2017.sofia.wordcamp.org/wp-admin/edit.php?post_type=wcb_organizer

#wcsof2017

wcvar2017 – организационна среща на 23.05, седмица 21

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Георги Попов @magadanski_uchen, Станимир Стоянов @sstoqnov

Екип

Към момента участват:

  • Lead – Марин
  • Sponsors – Марин, Петя/Веселин
  • Venue/Budget – Марин
  • Speakers – Веселин
  • Volunteers – Станимир, Георги
  • After party, Lunch, Speaker dinner, Coffee breaks & snacks – Станимир
  • Website – Марин/Петя
  • Communication, social media & marketing – Петя
  • Printing (badges, t-shirts, stickets, posters) – Станимир/Марин/Веселин
  • Video – Георги

To Do

  • Да се подобрят ticket forms с още въпроси (dietary requirements, how do you use wordpress, t-shirt: male/female sizes, S – XXL, t-shirt: default option) – @tyxla (@tyxla)
  • Fix nav menu fonts – @tyxla (@tyxla)
  • Да се довърши спонсорското предложение и плана на спонсорската зона – @tyxla (@tyxla)
  • Да пуснем сайта live – @tyxla, @petya (@tyxla)
  • Give PollDaddy access to everyone – @tyxla (@tyxla)
  • Да обсъдим с venue-to детския workshop – @sstoqnov, @tyxla (@sstoqnov)
  • Да пуснем call for sponsors – @tyxla (@tyxla)
  • Да пуснем call for speakers – @veselin (@tyxla)
  • Да пуснем call for volunteers – @sstoqnov (@sstoqnov)
  • Станимир да се срещне със кетъринга – @sstoqnov (@sstoqnov)
  • Да говорим с кетъринга да осигурят храна за workshop-a – @sstoqnov (@sstoqnov)
  • Да оправим бройките на билетите – @tyxla (@tyxla)
  • Професионален фотограф при нулев бюджет – @georgi (@sstoqnov)
  • Описание на детския workshop + requirements – @petya (@sstoqnov)
  • Форма за записване за детския workshop – @petya (@sstoqnov)
  • Спонсорски пакет за детския workshop – @tyxla + @petya (@sstoqnov)
  • Пускане на „Publisize“ към Twitter & Facebook – @petya (@sstoqnov)
  • Добавяне на Alt text към всички menu items – @petya (@sstoqnov)
  • Пускане на анонс за събитието на bg.wordpress.org – @petya (@tyxla)
  • Social media campaign след като пуснем сайта – @petya (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

#wcsof2017 – организационна среща на 18.05, седмица 20

Това са бележките от срещата за организация на #WCSOF2017

Присъствали: Петя @petya, Юлияна @yumito, Георги @botzev, Владо @vloo, Ив , Мартина Колева @cactusmactus Мая @m4webs Росен @rosen4o

Agenda

  • Минаване през ToDo от миналата седмица
  • Роли в екипа – втори рунд – нека финализираме какво имаме
  • Calls – speakers, volunteers, sponsors

Роли в екипа

  • Мая и Марти поемат дизайн и swag дизайн
  • Марти ще води комуникацията тази година с помощ от Петя
  • Росен поема принтинг – тениски, стикери, плакати и други неща за печатане
  • Петя и Ю са готови с организационния spreadsheet – има таб organiser roles/tasks, в който са отбелязани всички задачи и кой какво ще върши
  • Готов е content plan-a за съдържанието на сайта, в spreadsheet-a е в таб Content plan/Marketing

ToDo за следващата седмица – 21

  • Да се добавят всички организатори в сайта – @petya (@yumito)
  • Да се добавят всички организатори в спредшийта – @yuliana (@yumito)
  • Всички да си добавят контакти за връзка в Organisers Contact в спредшийта – име, телефон, имейл адрес, WordPress.org username (@yumito)
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito
  • Да се изготви предложението към спонсорите – седмица 20&21 @yumito & @hristo-sg
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – седмица 22, @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро, седмица 21, @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се напише Call for Sponsors – @yumito
  • Да се напише Call for Speakers – @petya
  • Събиране на оферти за печатане на тениски – @rosen4o, @cactusmactus

Следваща среща – другата седмица, #wcsof канал в Slack, четвъртък в 15 часа. Заповядайте!

#wcsof2017

wcvar2017 – организационна среща на 16.05, седмица 20

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Георги Попов @magadanski_uchen, Станимир Стоянов @sstoqnov

Направено до момента / Решено

  • Комуникация: slack, bg.wordpress.org/team
  • Hashtag: wcvar
  • Срещи: всяка седмица, вторник, 10:00, в рамките на 1 час
  • Дати – 2 септември conference day, 3 септември – contributor day
  • Venue – осигурено, безплатно
  • Брой посетители – една зали със 300 души лимит (планирани 250)
  • Бюджет – одобрен
  • Работен бюджет: ще го работим в сайта в Working Budget
  • Video cameras: осигурени от фондацията
  • Deadline за анонсирането на програмата: 1 август
  • Лого – готово
  • Баджовете няма да имат програмата, ще имат имената от двете страни
  • Multimedia – осигурена от университета
  • Livestream – няма да има
  • Speakers – 9 човека + 1 резерва от екипа
  • Презентации – 30 мин + 5 мин за въпроси

Екип

Към момента участват:

  • Lead – Марин
  • Sponsors – Марин, Петя/Веселин
  • Venue/Budget – Марин
  • Speakers – Веселин
  • Volunteers – Станимир, Георги
  • Speaker dinner – Станимир
  • After party – Станимир
  • Lunch – Станимир
  • Coffee breaks & snacks – Станимир
  • Website – Марин/Петя
  • Communication, social media & marketing – Петя
  • Printing (badges, t-shirts, stickets, posters) – Станимир/Марин/Веселин
  • Video – Георги

To Do

  • Да се отиде на място и да се направи план на спонсорската зона – Марин (@tyxla)
  • Да се уверим, че multimedia-та работи и всичко е наред – Марин, Станимир (@tyxla)
  • Да се направят спонсорски пакети ( Gold, Silver, Bronze ) и да се добавят към Бюджета – Марин (@tyxla)
  • Да се направи спонсорско предложение – Марин (@tyxla)
  • Да се пусне call for sponsors, когато са готови пакетите и сайта – Марин/Петя (@tyxla)
  • Да се пусне call for speakers, когато е готов сайта – Веско/Петя (@tyxla)
  • Да се пусне call for volunteers, когато е готов сайта – Георги/Петя (@sstoqnov)
  • Да се обяви събитието – Марин/Петя (@tyxla)
  • Да се даде достъп до социалките на Петя – Марин (@tyxla)
  • Да пуснем благодарствен пост за логото – Марин/Петя (@sstoqnov)
  • Да пуснем благодарствен пост за wapuu – Марин/Петя (@sstoqnov)
  • Работа по мобилната версия на сайта- Марин (@tyxla)
  • Да се свържем с фотографите от wcsof (Николай Зайнелов, Владо (Kaladan)) и да потърсим местни (Димитър Димитров) – Георги (@sstoqnov)
  • Да говорим с Винса за това как можем да проведем обяда – Станимир/Марин (@tyxla)
  • Да намери spreadsheet-a от мналата година за доброволците и да го сподели с Георги – Станимир (@sstoqnov)
  • Фирма за обяд (subway?) – Станимир (@sstoqnov)
  • Фирма за кафе – Станимир (@sstoqnov)
  • Място за speakers dinner – Станимир (@sstoqnov)
  • Място за аfterparty – Станимир (@sstoqnov)
  • Снакс за contribution day – Станимир (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017