Vanina Ivanova 13:33 on 14.07.2017
Етикети:   

#wcsof2017 – организационна среща на 13.07, седмица 28

Присъствали: Юлияна, Христо Христов, Петя, Христо Панджаров, Ванина, Станимир, Георги

Пише: Ванина

Agenda

  • Пускане на Call for sponsors
  • Спонсорски пакети

По спонсорските пакети

  • Финализирани са условията за спонсорство и различните пакети.
  • Юлияна е подготвила документа за спонсорите (инфо за пакетите, legal provisions, etc.), Ванина помага с proof-reading
  • Ще се сложи инфо за спонсорските пакети на сайта
  • Call for sponsors е готов, Петя помага с proof-reading
  • Формулярът за спонсори е готов, Станимир помага с с proof-reading; добавяме въпрос за алтернативно желание, ако исканият спонсорски пакет вече е зает
  • Брандирането на торбичките остава за златния и парти спонсори
  • Афтър-парти спонсорът получава лого на покани за партито.
  • Глобалните спонсори не са дали инфо дали ще присъстват физически, Юлияна ще им напомни.
  • Пускаме Call for sponsors в понеделник, 17 юли

#wcsof2017

Vanina Ivanova 13:29 on 14.07.2017  

#wcsof2017 – организационна среща на 29.06, седмица 26

Присъствали: Христо Панджаров, Владимир, Ванина, Христо Христов, Мая, Георги, Ивелина, Мартина, Юлияна, Милена, Петя, Яна

Пише: Ванина

Agenda

  • Sponsor plans
  • Call for * release schedule

По спонсорските пакети

  • Уточнени са привилегиите, които се включват във всеки един спонсорски пакет, както и цените и броя спонсорски пакети, които ще предложим.
  • Perks базово повтарят миналогодишните, добавено е Participation in the conference game.
  • Торбите: обсъдихме дали да предложим брандирането им на Златния спонсор или на After Party спонсора, не можахме да се разберем за финално решение.
  • Идеи за брандинг на афтърпартито: подложки за чаши, банери.
  • Всеки микроспонсор ще получи персонализирано хайку.
  • Добре е да измислим по-раздвижен начин, по който да показваме логата на спонсорите – Марти ще проучи.
  • Ще има Coffee sponsor.
  • Няма да има спонсор за вечерята
  • Не сме решили колко пари ще искаме за Contributor day, това зависи от въпроса дали ще плащаме за venue

По кетъринга

  • Все още не сме намерили вендор на кафе, Марти ще вземе оферта от Kolichka Bar

По сайта

  • Петя има забележки към темплейта, дискусията се мести в web чатa.

По билетите

  • Билетите са попълнени със съдържанието, което е липсвало
  • Добавени са микроспонсорски билети
  • Ю/Ицо са направили билети за спонсори, организатори, доброволци и лектори
Stanimir Stoyanov 18:06 on 11.07.2017
Етикети: ,   

wcvar2017 – организационна среща на 11.07, седмица 28

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen, Ванина Иванова @vanina

TODO

 

  • Да добавим Ванина като организатор (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да проверим защо buzz-a не работи (@tyxla)
  • Да добавим спонсорите и да им пратим купони (@tyxla)
  • Да се свържем отново със central за бюджет за реклама (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да добавим partners в сайта (@tyxla)
  • Да споделим видеото с изработкатана на уапу-то (@tyxla)
  • Да пуснем internal poll за цветовете на тениските (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)

 

  • Да пуснем благодарствени постове за уапу-то, лого & t-shirt дизайна, venue-то (@tyxla, @petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да подготвим постове за спонсорите и да ги schedule-нем (@petya, @vanina) (@tyxla)
  • Да дадем достъп до социалките на Ванина (@petya) (@sstoqnov)
  • Петя да добави информация за детския workshop в сайта (@petya) (@sstoqnov)
  • Да направим билет за workshop-a (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се вдигне много шум около детския workshop (@petya, @vanina) (@sstoqnov)
  • Да се вдигне много шум за call for speakers в маркетинговите групи (@vanina) (@sstoqnov)
  • Да съберем контакти на варненски училища (@vanina) (@sstoqnov)

 

  • Да добавим доброволчески роли за happiness bar и kids workshop (@sstoqnov)
  • Да проверим дали има възможност за зала с проектор (@sstoqnov) (@tyxla)
  • Да се срещнем с фирмата която ще отговаря за кафето (пак) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

Stanimir Stoyanov 16:48 on 04.07.2017
Етикети: ,   

wcvar2017 – организационна среща на 04.07, седмица 27

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Станимир Стоянов @sstoqnov, Веселин Николов @dzver, Георги Попов @magadanski_uchen

TODO

  • Да се опитаме да продадем и останалите спонсорки пакети (@all) (@tyxla)
  • Да помислим как може да реализираме happiness bar (@all) (@tyxla)

 

  • Марин да се срещне с Николай за уапу-тата (@tyxla)
  • Да се свържем със service-a за безплатни стикери (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да пратим запитване за бюджет за реклама (@tyxla)
  • Да направим и да изпратим coupon codes на partners (@tyxla)
  • Да проверим mailing list-а от meetup-a и да поканим хората от там на кемпа (@tyxla)

 

  • Да вкараме заглавия на постовете, кой ще ги пише и дати (@tyxla, @sstoqnov) (@sstoqnov)
  • Да пратим email на доброволците като ги поканим за лектори (@sstoqnov)

 

  • Да се направи sheet в таблицата с контактите на фотографите (@magadanski_uchen) (@sstoqnov)

 

  • Петя и Мартина да подготвят описание за kids workshop (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се прати покана на всички присъствали на WordCamp Sofia (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се прати покана на всички лектори досега от WordCamp Sofia (@petya) (@sstoqnov)
  • Да говорим с Мартина дали иска да се включи като организатор и да поеме контента (@petya) (@sstoqnov)

 

#wcvar, #wcvar2017

Stanimir Stoyanov 12:37 on 27.06.2017
Етикети: ,   

wcvar2017 – организационна среща на 27.06, седмица 26

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Веселин Николов @dzver, Георги Попов @magadanski_uchen

TODO

  • Да се пипне сайта (@tyxla)
  • Да се свържем със заявилите желание спонсори (@tyxla)
  • Да пишем на организацията за да заявим video kit (@tyxla)
  • Да направим поръчка за swag (@tyxla)
  • Да се добавят микроспонсорите в сайта (@tyxla)
  • Да пуснем пост във WordPress България и да поканим хората да си разкажат историите (@tyxla)
  • Да се свържем с Николай, за да проверим как се движи със wapuu-то (@tyxla)
  • Да помислим и евентуално да пуснем поръчка за стикери (@tyxla, @sstoqnov) (@tyxla)

 

  • Станимир и Марин да вземат пробни пакети за обяд и да преценят дали са достатъчни (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Станимир да се срещне със жената която отговаря за кафето и да вземе детайлна информация за всеки продукт (@sstoqnov)
  • Да говорим със Captian Cook дали са ок да направим speakers dinner при тях (@sstoqnov)
  • Да се свържем с Мартин за дизайн на тениските (@sstoqnov)
  • Да се свържем с Мартин за дизайн на баджовете (@sstoqnov)
  • Да се направи списък със добровлските роли (@sstoqnov)

 

  • Да проверим дали може да имаме live translation, като потърсим и варненски фирми (@magadanski_uchen) (@tyxla)
  • Да потърсим професионални фотографи които да снимат в деня на събитието (Каладан и Яна) (@magadanski_uchen, @petya) (@sstoqnov)
  • Kids workshop описание (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се свържем със потенциални доброволци за съдържание от wcsof (@petya) (@tyxla)
  • Да се свържем със потенциални лектори във слак (@petya) (@tyxla)
  • Стратегия за съдърание (@petya) (@sstoqnov)

 

  • Да се подготви communication plan (@dzver) (@sstoqnov)
  • Веско да отиде до starbg и да вземе оферта за тениски (@dzver) (@sstoqnov)

 

  • Да обсъдим цветове на тениските, както и вида (@аll) (@tyxla)
  • Да се свържем с потенциални спонсори (@аll) (@sstoqnov)
  • Да вдигнем малко шум за call for speakers (facebook, twiteer) (@аll) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

Yuliana Yordanova 11:18 on 09.06.2017
Етикети:   

#wcsof2017 – организационна среща на 01.06, седмица 22

Присъствали

Христо
Юлияна
Яна
Мартина
Владимир
Христо Христов
Георги
Мая
Ивелина
Росен
Ванина

Пише: Ванина

Agenda

  1. Договора с Арена – ъпдейт от Христо
  2. Избор на лого и задачи за дизайн на сайта
  3. Подготовка за официално обявяване на кемпа
  4. Дизайн на сайта
  5. Съдържание, нужно при пускането на сайта
  6. Обсъждане на спонсорските пакети и дата за обявяване на call for speakers
  7. Ценово пакетиране на пакетите
  8. Допълнителни бонуси за спонсорите спрямо миналата година

По мястото на провеждане

Чакаме “Арена” да ни дадат цени за двете малки зали, за да финализираме договора; в понеделник (12.06) би трябвало да е подписан

По обявяване на събитието

Ще пуснем сайта и ще обявим събитието в понеделник или вторник следващата седмица (12-13 юни)
Ивелина е подготвила чернова за call for speakers

По сайта

Избираме лого вариант #4 за сайта
Може да се копира структурата на миналогодишния сайт
Юлияна ще съдейства с достъп до PollDaddy акаунта, за да се направи форма за кандидатстване
Ванина ще преглежда текстовете за правописни и печатни грешки на български и английски
Мая също ще се включи в работата по сайта

По спонсорите

Целим се в по-малко спонсори, които да платят повече за спонсорството. Оптимален вариант: 1 златен и 2 сребърни спонсора, разположени в основния коридор; няколко по-малки спонсора отпред.
Юлияна ще провери какви са задълженията ни към глобалните спонсори, за да можем да се съобразим с тях при разполагането на масите на мястото на събитието.
Ще промотираме по-активно микроспонсорството.

По кетъринга

Събираме предложения за provider на кафе

Организационни

Следващата или по-следващата седмица ще направим списък с конкретните задачи и ще разпределим ролите
Следващата седмица (15.06) няма да има среща

#wcsof2017

Stanimir Stoyanov 19:33 on 06.06.2017
Етикети: ,   

wcvar2017 – организационна среща на 06.06, седмица 23

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov, Георги Попов @magadanski_uchen

Направено тази седмица

  • Обявен е Call for sponsors
  • Имаме оферти за обяд и кафе
  • Обсъдихме броя и място за провеждане на партито
  • Пуснахме запитване за kids workshop-a във Университета

TODO

  • Да се поръча стандартния swag пакет за конференция (@tyxla)
  • Да се пише на локалните спонсори за благодарност и повече информация (@tyxla)
  • Да се добави call for volunteers страницата към менютата (@tyxla) (@sstoqnov)
  • Да се изпрати запитване към стола и кафето за разбивка на цените по артикули (@sstoqnov)
  • Да обсъдим какво ще включва даден пакет (обяд/кафе) (@sstoqnov)
  • Да се пусне call for volunteers (Понеделник 12.06) (@sstoqnov)

#wcvar, #wcvar2017

Yuliana Yordanova 10:06 on 05.06.2017
Етикети:   

#wcsof2017 – организационна среща на 01.06, седмица 22

Присъствали (Slack)

Христо, Жоро, Юлияна, Ивелина, Росен, Мая, Кактус (малко), Петя, Яна

Пише: Юлияна

Agenda

  • обявяването на кемпа
  • таблица с кандидатствалите за организатори: потенциалните кандидатури и кого къде виждаме в свободните роли https://goo.gl/NbovN4
  • спонсори – разположение, бройки, нива
  • нетуъркинг мястото
  • live meeting следващата седмица

Обявяване на кемпа

Ще се случи в седмицата между 5 и 9 юни

  • чакаме потвърждение от форндацията на датите и подпсването на договора с арена
  • постовете на двата езика ще напише @hristo-sg
  • Мая трябва да е готова с логото (може да не е финален вариант, някой от текущите драфтове ще свърши работа)
  • екипът по сайта @vloo, Росен, Жоро ще се погрижи да има лого над постовете за обявяване – засега това е достатчъно

Call for Volunteers

  • Ивелина е написала чернова, ще сложи драфта в сайта седмицата на 5 юни
  • Юлияна ще й помогне да направи формата за записване за участие – седмицата на 5 юни

Нови организатори

Кандидатствалите са тук https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HnLnQDAVsEb7hAdwNQnPfDCKU6Vfazbw9udaokcjEJk/edit#gid=2118259701

Обсъдихме по-голямата часто от хората, някои разпределихме.
Юлияна ще им е описала и ги е поканила в Слак, чакаме.

По мястото на провеждане

Нетуъркинг място – обсъждаме дали да не наемем една малка зала на същия етаж, в която да раздаваме кафе, тениски, да има фотобуут, може би lightning talk, флипчарт за обяви.

Срещи на екипа

Лайв среща няма да има, засега. Следващия четвъртък форматът на регулярната среща ще е видео.

Последно

Да ретуитваме и споделяме на Варна нещата

#wcsof2017

Marin Atanasov 11:14 on 30.05.2017
Етикети: ,   

wcvar2017 – организационна среща на 30.05, седмица 22

Присъствали (slack)

Марин Атанасов @tyxla, Веселин Николов @dzver, Петя Райковска @petya, Станимир Стоянов @sstoqnov

Направено тази седмица

  • Обявен е Call for speakers
  • Подготвихме резервациите за билети за всички спонсори
  • Спонсорското предложение и план са готови
  • Свързахме се с global sponsors за благодарност и информация, подготвихме купоните
  • Свързахме се с microsponsors за благодарност и информация
  • Дребни подобрения по сайта
  • Уточнихме формата на call for volunteers

TODO

  • Да пуснем call for sponsors (@tyxla, @petya) (@tyxla)
  • Да обявим call for sponsors в социалните мрежи (@tyxla, @petya) (@tyxla)
  • Да се направи котва към английското съдържание в call for sponsors post-a (@tyxla)
  • Да се добавят call for sponsors страниците към менютата (@tyxla, @petya) (@tyxla)
  • Да се чуем със стола на университета за кетъринг/lunch/coffee (@sstoqnov)
  • Да се подготви документ с описание и изисквания на детския workshop (@petya) (@sstoqnov)
  • Да се пита Марти от Coder Dojo дали има интерес за workshop (@petya) (@sstoqnov)
  • Да говорим с университета за детския workshop (@sstoqnov, @tyxla) (@sstoqnov)
  • Да се споделят работните файлове на логото и featured image (@tyxla)
  • Да се подготви комукационния план за лекторите (@veselin) (@sstoqnov)
  • Да се довърши call for volunteers (@sstoqnov)
  • Да се добави alt text на menu items (@tyxla)
  • Да се добави датата на конференцията в header images (@tyxla)

#wcvar, #wcvar2017

Yuliana Yordanova 17:33 on 26.05.2017
Етикети: ,   

#wcsof2017 – организационна среща на 25.05, седмица 21

Присъствали

@hristopa @yumito @botzev @cactusmactus @vloo @m4webs @rosen4o @petya @yanah @ivdimova

Пише Юлияна

Екип

Към момента:

Петя Райковска
Георги Боцев
Владимир Василев
Росен Захариев
Юлияна Юриева
Мая Зъбарева
Христо Панджаров
Ивелина Димова
Мартина Колева
Яна Димитрова

Кой с какво се заема е отбелязано в таблицата, има още за свободни роли https://goo.gl/xdnhU6

Във формата за кандидатстване има още няколко потенциални организатора. затваряме я на 26ти, виж списъка to do.

Дати и бюджет

Потвърдени са няколко часа след настоящата среща. Имаме зелена светлина да обявяваме, ще е следващата седмица.

Среща на екипа

Да се случи в промеждутъка между 6 и 11 юни, виж to do.

Теми на кепма

Имаме място да развием тема на кемпа (коридорът между залите ще е свободен), ще имаме и някакъв бюджет. В кино зала сме и първите асоциации са филми, оскари, камери, лукс. Пуканките вече са изчерпани. Темата на кемпа ще се ползва за ъпдейт на логото, за тениските, Лапутата и пр. дизайн решения.

Идейни проекти;

  • star wars – най-поддържаната идея.
    Конференцията е ноември, а декември излиза starwars. Плодотворно:
    вейдъруапу, Stormtrooper Wapuu & Jedi Wapuu
    борба между двете сили, добро и зло, добър и лош код
  • оскари – не се обсъди в детайл.
    wappuu направено като статуетка на оскар
  • lego – идеята отпадна.
    лего лапу
    WordPress има и building blocks, както при легото
    Yoast & Toolset правят неща с лего.
  • apply_filters: като на кино – добра идея, леко елитарна, остава за обсъждане.
    Както в киното и фотографията има ефекти и филтри, така и в WordPress има такива. Та топика да е: apply_filters: като на кино, и тук там изпринтени в голям формат и артистично – части от код закачен насам натам по филмовите банери които ще са си там и без това.
    apply_filters става за и фотобуут
  • патриотични идеи – отпаднали естествено.
    двойка уапута в носия за тениската
    уапу лъвчета

To Do

  • @petya да затвори формата за нови организатори на 26 вечерта (@yumito)
  • Пак @petya да пусне резултатите в #wcsof канала и да обсъдим до 30 май вечерта, за да можем да отговорим на хората до 01 юни
  • @petya да пусне doodle с опции и да се обитаме да съберем възможно най-много хора. Важно е да додйат новите организатори, така че срокът за това е след като ги уведомим – 2 юни.
  • @yumito да порови как стои въпросът с правата на Star Wars и можем ли да вървим в тази посока – до 1 юни.
  • @petya да добави Яна в 2017сайта и тук до 1 юни
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – @hristo-sg, до 1 юни
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito до 1 юни
  • Да се изготви предложението към спонсорите – @yumito & @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се подготви Call for Sponsors в сайта – @yumito, до 1 юни
  • Да се подготви Call for Speakers в сайта – @petya, до 1 юни
  • Call for volunteers @ivdimova, до 1 юни
  • Събиране на оферти за печатане на тениски в орг таблица – @rosen4o, @cactusmactus
  • Всички организатори да си пипнат биографиите тук https://2017.sofia.wordcamp.org/wp-admin/edit.php?post_type=wcb_organizer

#wcsof2017