wcsof2017 – организационна среща на 11.05, седмица 19

Присъствали (slack)

Христо Панджаров @hristo-sg, Петя Райковска @petya, Юлияна Юриева @yumito, Георги Боцев @botzev, Владо Василев @vloo, Ивелина Димова , Мартина Колева @cactusmactus

пише Юлияна

Направено до момента

Venue – пак в Арена на същото място, с повече пространство отпред (кръглата зона), където да сложим щандовете на малките спонсори. В коридора към залите няма да има спонсори, а места за сядане, лягане, лампи за повече светлина, фън и пр.

Брой посетители – имаме два зали по 220 човека, можем да продадем доста повече билети, към 550

Бюджет – събмитнали сме, чакаме одобрение

Спонсори – чакаме от Боряна (Арена) схеми на залите и коридорите, за да подготвим предложения и да разпратим.

Екип

Към момента участват:

Lead – Христо
Спонсори – Юлияна
Доброволци – Ивелина
Contributor day – Петя
Communication lead – Мартина
Комуникация и пр. с лектори – Жоро Боцев, Петя
Екип по избор на лектори – Христо, Петя, Ивелина
Сайт – Владо, Жоро

Трябват ни още доста хора, набираме (виж to do.)

To Do

  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – седмица 20, @yumito
  • Да се изготви предложението към спонсорите – седмица 20&21@yumito & @hristo-sg
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – седмица 22, @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро, седмица 21, @botzev
  • Списък с незаети роли за oрганизаторския екип – седмица 20, @petya & @yumito (@petya)
  • Call for organizers dа се публикува в bg.wordpress.org, в миналогодишния сайт и да се разпрати до базата от хора от миналата година – cедмица 20, @petya
  • Таблица – @yumito дублира миналата година с новия бюджет и работим в нея, седмица 20 (@yumito)
  • Networking area – @botzev да мисли, седмица 20 (@petya)

Следваща среща – другата седмица, #wcsof канал в Slack, четвъртък в 15 часа. Заповядайте!

#wcsof2017 #memo

wcsof2017 – организационна среща на 04.04

note: бележките са публикувани 5 седмици след срещата на провеждане, след като решихме да правим това тук

Присъствали (google hangout)

Христо Панджаров, Петя Райковска, Юлияна Юриева, Мартина Колева
пише Петя

Дата и application

Търсим дата, която да не съвпада с големи технически и open source събития в България и региона (по възможност).

Октомври месец Петя и Юлияна са заети и традиционно е един от най-натоварените месеци за конференции, така че е добре да бутнем събитието с една или две седмици в ноември

През ноември все още няма обявни други WordCamps (Атина беше на 19-20 ноември през 2016-та

Open Fest ще бъде първата седмица на ноември
Има ли други събития, с които не искаме да се засечем?

За момента датата, която гоним, е 11-12 ноември
11 ноември WordCamp Sofia
12 ноември contributor day + kids workshops

ToDo

Ицо да пусне request към WC Central за 11-12 ноември
Петя да копира бюджета от 2016-та и да започнем да строим бюджет за 2017-та и да го сподели с Ицо, Ю и Марти

Екип

Ицо Панджаров – основен организатор за тази година, той ще пусне документите към WordCamp Central и ще е отговорен за събитието пред фондацията. Отговаря за комункиацията с venue-то.

Петя Райковска – поема лекторите и ще бъде team mentor – ще се занимава основно с помощ на новите хора в екипа, ще помага на екипите за комуникация, спонсори, лектори, дизайн и content managment. Ще организира Contributor day и детските работилници.

Юлияна Юриева – поема доброволците или менторства доброволец, който да поеме доброволците. Поема спонсорите.

Мартина Колева – ще ръководи екип „Комункация и маркетинг“ – ще отговаря за съдържанието на сайта и за публикуването на известия и връзки с посетителите на събитието (с ментор Петя). Ще се включи в организацията на детските работилници.

Имаме нужда от хора за:
Управление на екипа доброволци
Комуникация със спонсорите
Комункация с лекторите
Дизайн и предпечатна подготовка на материали
Уеб дизайн и content management
Contributor day планиране и организация
Community management
Маркетинг и комуникации

Планът е да пуснем open call за организатори и да поканим хора от екипа ни доброволци и от общността в София да се включат в организацията.

ToDo
Петя да подготви текста и ролите
Петя да съзададе survey, който да ползваме за процеса и да сподели с Ю за проверка
Ю да пусне към доброволците от миналата година
Петя да пусне в bg.wordpress.org, в миналогодишния сайт и до базата от хора от минатала година

Място на случване

Кино Арена
София Тех Park
София Events center
Проверяваме капацитет за до 600 души

ToDo
Ицо да вземе оферти за зали, които да събират до 600 души от всички потенциални места
Ицо да отиде до Арена с Ю или Марти, за да преценят общите пространства (спонсори, кафе паузи). Ицо да се уговори с Ю и Марти кога да стане това.

Contributor day

При camp 600 души, гоним:
150 – 200 души Contributor day
50-тина деца за работилницата
Трябва стабилен wi-fi за устройства – 2x боря хора, значи за около 300 устройства
Добре е да намерим място, където да може да проведем и contributor day и работилниците, за да дадем възможност на хората, които идват на contributor day да доведат децата си.

ТоDo

Избор на място. Опции:
Телерик – да си поговорим за партньорство (Марти да провери)
Puzzle cowering space (на Черни връх) – Марти да провери
Музейко – 3 зали за по 20-30 деца – Марти да провери (става само за детските работилници, т.е. ако го изберем трябва да го разделим от contributor day)

WordPress работилница за деца

Петя и Марти ще организират

ToDo
Разписване на идеята
Петя да провери дали Емануел иска да направи theme development for beginners workshop-a

#wcsof2017 #memo