Бележки от срещата за #WCOF на 02.08

Бележки от срещата за #WCSOF на 02.08

Логове в Slack:https://wpbulgaria.slack.com/archives/C0TUDDN2J/p1533211366000140

Присъстващи: @Petya @didigk @itsaka @nasiusII @mobilio @nickykrastev

Agenda:

1. Как се организираме – summry – ✅

Организационни канали в Слак:

Дизайн и програмиране на сайта, брандинг#wcsof-design

Детски работилници#wcsof-kids
Лектори – организационен канал – #wcsof-speakers – това е затворен канал, екипът ще бъде поканен
Спонсори – организационен канал – #wcsof-sponsors – също затворен канал, заради data неща, екипът ще бъде поканен (edited)
Доброволци#wcsof-volunteers
Social media feed и комуникации#wcsof-social
Venue логистика и детайли#wcsof-logistics

  1. Достъп до документи и инструменти – ✅

Всички трябва да имат достъп до:

  • Организационната таблица в Google Docs
  • Сайта
  • Google Docs папката с документи от кемпа (Петя ще даде достъп до нея на всички с достъп до организационната таблица)
  1. Задачи за следващата седмица:
  • Всички: Попълнете имената си в таблицата, в таб “Tasks” срещу задачите, които искате да поемете (edited)
  • Всички: Създайте пост в секция “Организатори” на сайта за себе си и попълнете описанието и другите полета. Не забравяйте Gravatar email-a си. (edited)
  • @petya работи с @didigk по съдържанието на сайта, Диди поема прехвърлянето на английското съдържание от сайта от 2017-та
  • @mobilio и @nasiusII помагат по сайта, за да е готов за пускане следващия четвъртък, работим с темата на WordCamp Europe 2018, за момента променяме хедър, цветове и съдържание, без изцяло нов брандинг
  • Скучаещите вдигат ръка към Петя, за да помогнат с прехвърлянето на страниците от 2017 в сайта за 2018.

Това е!

Следващата среща е на 09.08.2018, в 15:00 часа, в #wcsof канала в Slack.

(Ако попадате случайно тук и искате да се включите в организацията на WordCamp Sofia 2018, влезте в Slack от тук: https://wpbulgaria.slack.com/ (трябва да имате вече регистрация в официалния Slack канал на WordPress – chat.wordpress.org)

Първа среща за WordCamp Sofia 2018

Първа среща за WordCamp Sofia 2018

Присъстващи: @petya, @yumito, @ivdimova, @itsaka

Agenda:

0. Дата: 24 ноември 2018

Бутнахме го със седмица след 17-ти, защото на 17-ти има два други европейски WordCamp-a – Granada и Milano

1. Нов екип – добре дошли на новите хора, ето какво ще прави всеки:

Роли в екипа

Ръководител на екипа: Петя Райковска @petya
Заместник ръководител на екипа: Ив Димова @ivdimova

  • Екип Venue

Lead: @Petya
Backup: @yumito

Грижи се за комуникацията с Арена, уговаря залите, прави разпределението на позиционирането по време на събитието, уговаря обяда с вендорите, уговаря кафето (ДА КАФЕТО!)

  • Екип Лектори

Lead: Ив Димова @ivdimova
Backup: Исмаил Исмаил @esmobg

  • Екип Спонсори

Lead: Юлияна Юриева @yumito
Backup: TBC

Този екип се грижи за финансовото обезпечаване на конференцията. Сред задачите му са обявяването на призив за спонсори, активно търсене на компании, които да подкрепят събитието, както и комункацията със спонсорите и помощ за тях в деня на събитието. 

  • Екип Доброволци

Lead: Камен Станев @hambai
Backup: Росен Захариев @rosen4o

Това е екипът, който се грижи за набирането на доброволците за събитието, обработването на информацията за тях, разпределението на ролите и задачите им в деня на събитието.

  • Екип Дизайн

Lead: Атанас Ламбев @nasiusII
Backup: Петър Николов @mobilio

Дизайнерите ни определят визията на събитието и се грижат за рисуването на неща като логото на събитието, дизайна на сайта, дизайна на тениските и печатните материали.

  • Екип Swag

Lead: Петя @petya
Backup: Николай Кръстев @NickyKrastev

  • Екип Маркетинг и комуникаци

Lead: Марина Васильовска @vassilyovska
Екип:

  • Диана Кошеджийска @didigk
  • Христо Христов @itsaka

Това е екипът, който се грижи за създаването на съдържанието на сайта и обявяването на важните моменти, свързани със събитието. Този екип работи и за популяризирането на WordCamp Sofia и комуникацията в социалните мрежи.

  • Екип Видео

Lead: Росен Захариев @rosen4o
Backup: TBC

Видео екипът се грижи за заснемането на лекциите по време на събитието. Техниката за това е осигурена, но имаме нужда от оператори и хора, които да обработят заснетия материал. Ако сте техничар по сърце и обичате да се занимавате с видео обработка, това е само работа за вас. Ако пък имате допълнителен ентусиазъм, може да се заемете и със създаване на видео за събитието като ето това:

  • Екип Contributor day & workshops

Lead: Петя @petya

Contributor day е вече традиция за WordCamp Sofia. Това е денят, в който общността се събира, за да помага за развитието на WordPress. Той е провежда ден преди или след самото събитие. Екипът, отговорен за Contributor day, се грижи за логистиката на събитието, ангажирането на отговорници за отделните екипи в деня на събитието, организацията на работилниците около деня (като детската работилница, йей). Тази година за contributor day ще имаме нужда от екип от поне трима души:
* Отговорник работилници (детска работилница, други) – Мартина Колева cactusmactus
* Отговорник логистика – грижи се за намирането на място за провеждане, организацията на обяд, напитки, интернет, подходящи пространства за работа по време на деня.  – Ив Димова @ivdimova
* Отговорник съдържание – грижи се за намирането на отговорници за отделните екипи, създава формата за регистрация, комуникира с желаещите да се включат в contributor day.  Петя @petya

2. Какво е направено досега

  • Подписан договор/ organisers agreement с WordCamp Central
    • Пуснат сайт – всички организатори са добавени
    • Разпределение на екипите

3. Седмична среща

Четвъртък от 3 до 4 след обяд. Всички ще бъдат поканени в Google Calendar

  • Петя да изпрати покани

4. Организационна програма на WordCamp Sofia 2018

Задачите ще бъдат добавени в организационната таблица. Първите задачи:

  • Пускане на сайта и обявяване на събитието – Петя – срок 03.08
  • Call for speakers – Ивелина – 15.08
  • Подготовка на бюджет – Петя и Ю – 25.08
  • Call for sponsors и прилежаща комуникация – 25.08 – Ю и Петя
  • Open ticket sales – 01.09.
  • Sign venue contract – 15.09

5. Инструменти

Или как ще го органзираме това чудо.

  • Директна комуникация: #wcsof канала в Slack
    • Async комуникация: bg.wordpress.org/team
    • Основна организационна таблица: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GW9_2uRdEInnm_Quh4PYZF7q3-OWYgT0m7AT9NcT7Ls/edit?usp=sharing (моля помолете за достъп, за да видите съдържанието)
    • Сайт: 2018.sofia.wordcamp.org – всички в екипа трябва да са получили покани за достъп

Първа организационна среща (online) 02.08.2018 (четвъртък) – 15:00 часа.

#wcsof2017 – организационна среща на 25.05, седмица 21

Присъствали

@hristopa @yumito @botzev @cactusmactus @vloo @m4webs @rosen4o @petya @yanah @ivdimova

Пише Юлияна

Екип

Към момента:

Петя Райковска
Георги Боцев
Владимир Василев
Росен Захариев
Юлияна Юриева
Мая Зъбарева
Христо Панджаров
Ивелина Димова
Мартина Колева
Яна Димитрова

Кой с какво се заема е отбелязано в таблицата, има още за свободни роли https://goo.gl/xdnhU6

Във формата за кандидатстване има още няколко потенциални организатора. затваряме я на 26ти, виж списъка to do.

Дати и бюджет

Потвърдени са няколко часа след настоящата среща. Имаме зелена светлина да обявяваме, ще е следващата седмица.

Среща на екипа

Да се случи в промеждутъка между 6 и 11 юни, виж to do.

Теми на кепма

Имаме място да развием тема на кемпа (коридорът между залите ще е свободен), ще имаме и някакъв бюджет. В кино зала сме и първите асоциации са филми, оскари, камери, лукс. Пуканките вече са изчерпани. Темата на кемпа ще се ползва за ъпдейт на логото, за тениските, Лапутата и пр. дизайн решения.

Идейни проекти;

  • star wars – най-поддържаната идея.
    Конференцията е ноември, а декември излиза starwars. Плодотворно:
    вейдъруапу, Stormtrooper Wapuu & Jedi Wapuu
    борба между двете сили, добро и зло, добър и лош код
  • оскари – не се обсъди в детайл.
    wappuu направено като статуетка на оскар
  • lego – идеята отпадна.
    лего лапу
    WordPress има и building blocks, както при легото
    Yoast & Toolset правят неща с лего.
  • apply_filters: като на кино – добра идея, леко елитарна, остава за обсъждане.
    Както в киното и фотографията има ефекти и филтри, така и в WordPress има такива. Та топика да е: apply_filters: като на кино, и тук там изпринтени в голям формат и артистично – части от код закачен насам натам по филмовите банери които ще са си там и без това.
    apply_filters става за и фотобуут
  • патриотични идеи – отпаднали естествено.
    двойка уапута в носия за тениската
    уапу лъвчета

To Do

  • @petya да затвори формата за нови организатори на 26 вечерта (@yumito)
  • Пак @petya да пусне резултатите в #wcsof канала и да обсъдим до 30 май вечерта, за да можем да отговорим на хората до 01 юни
  • @petya да пусне doodle с опции и да се обитаме да съберем възможно най-много хора. Важно е да додйат новите организатори, така че срокът за това е след като ги уведомим – 2 юни.
  • @yumito да порови как стои въпросът с правата на Star Wars и можем ли да вървим в тази посока – до 1 юни.
  • @petya да добави Яна в 2017сайта и тук до 1 юни
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – @hristo-sg, до 1 юни
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito до 1 юни
  • Да се изготви предложението към спонсорите – @yumito & @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се подготви Call for Sponsors в сайта – @yumito, до 1 юни
  • Да се подготви Call for Speakers в сайта – @petya, до 1 юни
  • Call for volunteers @ivdimova, до 1 юни
  • Събиране на оферти за печатане на тениски в орг таблица – @rosen4o, @cactusmactus
  • Всички организатори да си пипнат биографиите тук https://2017.sofia.wordcamp.org/wp-admin/edit.php?post_type=wcb_organizer

#wcsof2017