#wcsof2017 – организационна среща на 13.07, седмица 28

Присъствали: Юлияна, Христо Христов, Петя, Христо Панджаров, Ванина, Станимир, Георги

Пише: Ванина

Agenda

  • Пускане на Call for sponsors
  • Спонсорски пакети

По спонсорските пакети

  • Финализирани са условията за спонсорство и различните пакети.
  • Юлияна е подготвила документа за спонсорите (инфо за пакетите, legal provisions, etc.), Ванина помага с proof-reading
  • Ще се сложи инфо за спонсорските пакети на сайта
  • Call for sponsors е готов, Петя помага с proof-reading
  • Формулярът за спонсори е готов, Станимир помага с с proof-reading; добавяме въпрос за алтернативно желание, ако исканият спонсорски пакет вече е зает
  • Брандирането на торбичките остава за златния и парти спонсори
  • Афтър-парти спонсорът получава лого на покани за партито.
  • Глобалните спонсори не са дали инфо дали ще присъстват физически, Юлияна ще им напомни.
  • Пускаме Call for sponsors в понеделник, 17 юли

#wcsof2017

#wcsof2017 – организационна среща на 01.06, седмица 22

Присъствали

Христо
Юлияна
Яна
Мартина
Владимир
Христо Христов
Георги
Мая
Ивелина
Росен
Ванина

Пише: Ванина

Agenda

  1. Договора с Арена – ъпдейт от Христо
  2. Избор на лого и задачи за дизайн на сайта
  3. Подготовка за официално обявяване на кемпа
  4. Дизайн на сайта
  5. Съдържание, нужно при пускането на сайта
  6. Обсъждане на спонсорските пакети и дата за обявяване на call for speakers
  7. Ценово пакетиране на пакетите
  8. Допълнителни бонуси за спонсорите спрямо миналата година

По мястото на провеждане

Чакаме “Арена” да ни дадат цени за двете малки зали, за да финализираме договора; в понеделник (12.06) би трябвало да е подписан

По обявяване на събитието

Ще пуснем сайта и ще обявим събитието в понеделник или вторник следващата седмица (12-13 юни)
Ивелина е подготвила чернова за call for speakers

По сайта

Избираме лого вариант #4 за сайта
Може да се копира структурата на миналогодишния сайт
Юлияна ще съдейства с достъп до PollDaddy акаунта, за да се направи форма за кандидатстване
Ванина ще преглежда текстовете за правописни и печатни грешки на български и английски
Мая също ще се включи в работата по сайта

По спонсорите

Целим се в по-малко спонсори, които да платят повече за спонсорството. Оптимален вариант: 1 златен и 2 сребърни спонсора, разположени в основния коридор; няколко по-малки спонсора отпред.
Юлияна ще провери какви са задълженията ни към глобалните спонсори, за да можем да се съобразим с тях при разполагането на масите на мястото на събитието.
Ще промотираме по-активно микроспонсорството.

По кетъринга

Събираме предложения за provider на кафе

Организационни

Следващата или по-следващата седмица ще направим списък с конкретните задачи и ще разпределим ролите
Следващата седмица (15.06) няма да има среща

#wcsof2017

#wcsof2017 – организационна среща на 01.06, седмица 22

Присъствали (Slack)

Христо, Жоро, Юлияна, Ивелина, Росен, Мая, Кактус (малко), Петя, Яна

Пише: Юлияна

Agenda

  • обявяването на кемпа
  • таблица с кандидатствалите за организатори: потенциалните кандидатури и кого къде виждаме в свободните роли https://goo.gl/NbovN4
  • спонсори – разположение, бройки, нива
  • нетуъркинг мястото
  • live meeting следващата седмица

Обявяване на кемпа

Ще се случи в седмицата между 5 и 9 юни

  • чакаме потвърждение от форндацията на датите и подпсването на договора с арена
  • постовете на двата езика ще напише @hristo-sg
  • Мая трябва да е готова с логото (може да не е финален вариант, някой от текущите драфтове ще свърши работа)
  • екипът по сайта @vloo, Росен, Жоро ще се погрижи да има лого над постовете за обявяване – засега това е достатчъно

Call for Volunteers

  • Ивелина е написала чернова, ще сложи драфта в сайта седмицата на 5 юни
  • Юлияна ще й помогне да направи формата за записване за участие – седмицата на 5 юни

Нови организатори

Кандидатствалите са тук https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HnLnQDAVsEb7hAdwNQnPfDCKU6Vfazbw9udaokcjEJk/edit#gid=2118259701

Обсъдихме по-голямата часто от хората, някои разпределихме.
Юлияна ще им е описала и ги е поканила в Слак, чакаме.

По мястото на провеждане

Нетуъркинг място – обсъждаме дали да не наемем една малка зала на същия етаж, в която да раздаваме кафе, тениски, да има фотобуут, може би lightning talk, флипчарт за обяви.

Срещи на екипа

Лайв среща няма да има, засега. Следващия четвъртък форматът на регулярната среща ще е видео.

Последно

Да ретуитваме и споделяме на Варна нещата

#wcsof2017

#wcsof2017 – организационна среща на 25.05, седмица 21

Присъствали

@hristopa @yumito @botzev @cactusmactus @vloo @m4webs @rosen4o @petya @yanah @ivdimova

Пише Юлияна

Екип

Към момента:

Петя Райковска
Георги Боцев
Владимир Василев
Росен Захариев
Юлияна Юриева
Мая Зъбарева
Христо Панджаров
Ивелина Димова
Мартина Колева
Яна Димитрова

Кой с какво се заема е отбелязано в таблицата, има още за свободни роли https://goo.gl/xdnhU6

Във формата за кандидатстване има още няколко потенциални организатора. затваряме я на 26ти, виж списъка to do.

Дати и бюджет

Потвърдени са няколко часа след настоящата среща. Имаме зелена светлина да обявяваме, ще е следващата седмица.

Среща на екипа

Да се случи в промеждутъка между 6 и 11 юни, виж to do.

Теми на кепма

Имаме място да развием тема на кемпа (коридорът между залите ще е свободен), ще имаме и някакъв бюджет. В кино зала сме и първите асоциации са филми, оскари, камери, лукс. Пуканките вече са изчерпани. Темата на кемпа ще се ползва за ъпдейт на логото, за тениските, Лапутата и пр. дизайн решения.

Идейни проекти;

  • star wars – най-поддържаната идея.
    Конференцията е ноември, а декември излиза starwars. Плодотворно:
    вейдъруапу, Stormtrooper Wapuu & Jedi Wapuu
    борба между двете сили, добро и зло, добър и лош код
  • оскари – не се обсъди в детайл.
    wappuu направено като статуетка на оскар
  • lego – идеята отпадна.
    лего лапу
    WordPress има и building blocks, както при легото
    Yoast & Toolset правят неща с лего.
  • apply_filters: като на кино – добра идея, леко елитарна, остава за обсъждане.
    Както в киното и фотографията има ефекти и филтри, така и в WordPress има такива. Та топика да е: apply_filters: като на кино, и тук там изпринтени в голям формат и артистично – части от код закачен насам натам по филмовите банери които ще са си там и без това.
    apply_filters става за и фотобуут
  • патриотични идеи – отпаднали естествено.
    двойка уапута в носия за тениската
    уапу лъвчета

To Do

  • @petya да затвори формата за нови организатори на 26 вечерта (@yumito)
  • Пак @petya да пусне резултатите в #wcsof канала и да обсъдим до 30 май вечерта, за да можем да отговорим на хората до 01 юни
  • @petya да пусне doodle с опции и да се обитаме да съберем възможно най-много хора. Важно е да додйат новите организатори, така че срокът за това е след като ги уведомим – 2 юни.
  • @yumito да порови как стои въпросът с правата на Star Wars и можем ли да вървим в тази посока – до 1 юни.
  • @petya да добави Яна в 2017сайта и тук до 1 юни
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – @hristo-sg, до 1 юни
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito до 1 юни
  • Да се изготви предложението към спонсорите – @yumito & @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се подготви Call for Sponsors в сайта – @yumito, до 1 юни
  • Да се подготви Call for Speakers в сайта – @petya, до 1 юни
  • Call for volunteers @ivdimova, до 1 юни
  • Събиране на оферти за печатане на тениски в орг таблица – @rosen4o, @cactusmactus
  • Всички организатори да си пипнат биографиите тук https://2017.sofia.wordcamp.org/wp-admin/edit.php?post_type=wcb_organizer

#wcsof2017

#wcsof2017 – организационна среща на 18.05, седмица 20

Това са бележките от срещата за организация на #WCSOF2017

Присъствали: Петя @petya, Юлияна @yumito, Георги @botzev, Владо @vloo, Ив , Мартина Колева @cactusmactus Мая @m4webs Росен @rosen4o

Agenda

  • Минаване през ToDo от миналата седмица
  • Роли в екипа – втори рунд – нека финализираме какво имаме
  • Calls – speakers, volunteers, sponsors

Роли в екипа

  • Мая и Марти поемат дизайн и swag дизайн
  • Марти ще води комуникацията тази година с помощ от Петя
  • Росен поема принтинг – тениски, стикери, плакати и други неща за печатане
  • Петя и Ю са готови с организационния spreadsheet – има таб organiser roles/tasks, в който са отбелязани всички задачи и кой какво ще върши
  • Готов е content plan-a за съдържанието на сайта, в spreadsheet-a е в таб Content plan/Marketing

ToDo за следващата седмица – 21

  • Да се добавят всички организатори в сайта – @petya (@yumito)
  • Да се добавят всички организатори в спредшийта – @yuliana (@yumito)
  • Всички да си добавят контакти за връзка в Organisers Contact в спредшийта – име, телефон, имейл адрес, WordPress.org username (@yumito)
  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – @yumito
  • Да се изготви предложението към спонсорите – седмица 20&21 @yumito & @hristo-sg
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – седмица 22, @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро, седмица 21, @botzev да обсъди с @yumito
  • Да се напише Call for Sponsors – @yumito
  • Да се напише Call for Speakers – @petya
  • Събиране на оферти за печатане на тениски – @rosen4o, @cactusmactus

Следваща среща – другата седмица, #wcsof канал в Slack, четвъртък в 15 часа. Заповядайте!

#wcsof2017

wcsof2017 – организационна среща на 11.05, седмица 19

Присъствали (slack)

Христо Панджаров @hristo-sg, Петя Райковска @petya, Юлияна Юриева @yumito, Георги Боцев @botzev, Владо Василев @vloo, Ивелина Димова , Мартина Колева @cactusmactus

пише Юлияна

Направено до момента

Venue – пак в Арена на същото място, с повече пространство отпред (кръглата зона), където да сложим щандовете на малките спонсори. В коридора към залите няма да има спонсори, а места за сядане, лягане, лампи за повече светлина, фън и пр.

Брой посетители – имаме два зали по 220 човека, можем да продадем доста повече билети, към 550

Бюджет – събмитнали сме, чакаме одобрение

Спонсори – чакаме от Боряна (Арена) схеми на залите и коридорите, за да подготвим предложения и да разпратим.

Екип

Към момента участват:

Lead – Христо
Спонсори – Юлияна
Доброволци – Ивелина
Contributor day – Петя
Communication lead – Мартина
Комуникация и пр. с лектори – Жоро Боцев, Петя
Екип по избор на лектори – Христо, Петя, Ивелина
Сайт – Владо, Жоро

Трябват ни още доста хора, набираме (виж to do.)

To Do

  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – седмица 20, @yumito
  • Да се изготви предложението към спонсорите – седмица 20&21@yumito & @hristo-sg
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – седмица 22, @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро, седмица 21, @botzev
  • Списък с незаети роли за oрганизаторския екип – седмица 20, @petya & @yumito (@petya)
  • Call for organizers dа се публикува в bg.wordpress.org, в миналогодишния сайт и да се разпрати до базата от хора от миналата година – cедмица 20, @petya
  • Таблица – @yumito дублира миналата година с новия бюджет и работим в нея, седмица 20 (@yumito)
  • Networking area – @botzev да мисли, седмица 20 (@petya)

Следваща среща – другата седмица, #wcsof канал в Slack, четвъртък в 15 часа. Заповядайте!

#wcsof2017 #memo

wcsof2017 – организационна среща на 04.04

note: бележките са публикувани 5 седмици след срещата на провеждане, след като решихме да правим това тук

Присъствали (google hangout)

Христо Панджаров, Петя Райковска, Юлияна Юриева, Мартина Колева
пише Петя

Дата и application

Търсим дата, която да не съвпада с големи технически и open source събития в България и региона (по възможност).

Октомври месец Петя и Юлияна са заети и традиционно е един от най-натоварените месеци за конференции, така че е добре да бутнем събитието с една или две седмици в ноември

През ноември все още няма обявни други WordCamps (Атина беше на 19-20 ноември през 2016-та

Open Fest ще бъде първата седмица на ноември
Има ли други събития, с които не искаме да се засечем?

За момента датата, която гоним, е 11-12 ноември
11 ноември WordCamp Sofia
12 ноември contributor day + kids workshops

ToDo

Ицо да пусне request към WC Central за 11-12 ноември
Петя да копира бюджета от 2016-та и да започнем да строим бюджет за 2017-та и да го сподели с Ицо, Ю и Марти

Екип

Ицо Панджаров – основен организатор за тази година, той ще пусне документите към WordCamp Central и ще е отговорен за събитието пред фондацията. Отговаря за комункиацията с venue-то.

Петя Райковска – поема лекторите и ще бъде team mentor – ще се занимава основно с помощ на новите хора в екипа, ще помага на екипите за комуникация, спонсори, лектори, дизайн и content managment. Ще организира Contributor day и детските работилници.

Юлияна Юриева – поема доброволците или менторства доброволец, който да поеме доброволците. Поема спонсорите.

Мартина Колева – ще ръководи екип „Комункация и маркетинг“ – ще отговаря за съдържанието на сайта и за публикуването на известия и връзки с посетителите на събитието (с ментор Петя). Ще се включи в организацията на детските работилници.

Имаме нужда от хора за:
Управление на екипа доброволци
Комуникация със спонсорите
Комункация с лекторите
Дизайн и предпечатна подготовка на материали
Уеб дизайн и content management
Contributor day планиране и организация
Community management
Маркетинг и комуникации

Планът е да пуснем open call за организатори и да поканим хора от екипа ни доброволци и от общността в София да се включат в организацията.

ToDo
Петя да подготви текста и ролите
Петя да съзададе survey, който да ползваме за процеса и да сподели с Ю за проверка
Ю да пусне към доброволците от миналата година
Петя да пусне в bg.wordpress.org, в миналогодишния сайт и до базата от хора от минатала година

Място на случване

Кино Арена
София Тех Park
София Events center
Проверяваме капацитет за до 600 души

ToDo
Ицо да вземе оферти за зали, които да събират до 600 души от всички потенциални места
Ицо да отиде до Арена с Ю или Марти, за да преценят общите пространства (спонсори, кафе паузи). Ицо да се уговори с Ю и Марти кога да стане това.

Contributor day

При camp 600 души, гоним:
150 – 200 души Contributor day
50-тина деца за работилницата
Трябва стабилен wi-fi за устройства – 2x боря хора, значи за около 300 устройства
Добре е да намерим място, където да може да проведем и contributor day и работилниците, за да дадем възможност на хората, които идват на contributor day да доведат децата си.

ТоDo

Избор на място. Опции:
Телерик – да си поговорим за партньорство (Марти да провери)
Puzzle cowering space (на Черни връх) – Марти да провери
Музейко – 3 зали за по 20-30 деца – Марти да провери (става само за детските работилници, т.е. ако го изберем трябва да го разделим от contributor day)

WordPress работилница за деца

Петя и Марти ще организират

ToDo
Разписване на идеята
Петя да провери дали Емануел иска да направи theme development for beginners workshop-a

#wcsof2017 #memo