#wcsof2017 – организационна среща на 02.11, седмица 44

Присъствали: Юлияна, Христо Панджаров, Христо Христов, Ванина, Станимир, Георги, Ивелина, Росен, Марина, Владо

Agenda:

  1. All Organizers Venue Info
    • Access for the Cinema the day before
    • Food confirmation
    • Water in the Cinema
    • Afterparty
  2. Sponsors Team
    • The exact number of tables that we will need for sponsors – max 5 tables. but we will need ~ 20 chairs.
    • Exact sponsor location based on the Cinema Floor plan
    • Exact number of sponsors that will be present at the conference PHISICALLY
    • Number of sponsors that want something shipped
    • Confirm all sponsors have tickets, RVSP for S&S Dinner, etc.
    • Get the names of the people that will requrie early access
    • STRESS on the fact they need to be there 7:00 AM and READY by 8:00
  3. Volunteers
    • Go through the different teams
    • Organize Swag Into Bag Extravaganza
    • Organize Registration
    • Organize Swag Distribution
    • Organize AV recording
    • Organize MC schedule
  4. Communications
    • Go through the posts
    • Rush people to buy tickets before tomorrow
  5. Design & Printing
    • Names for Badges
    • Schedule Images
  6. Kids Camp & Contrib Day
  7. Others
    • Whatever everyone comes up with
    • Лампи и разклонители
    • Пуфове или високи маси за разговори?

По достъпа до venue-то:
– Достъп до киното ще имаме за около 2 часа след 22:00 ч. в петък и от 07:00 сутринта в събота.
– Спонсорите, които ще присъстват, трябва задължително да дадат имената на хората, които ще дойдат в петък вечерта, за да се осигури достъп. @yumito
– Дъбов искат да отидат в 20:30 в петък – не е възможно; могат да дойдат в 07:00 в събота. Все пак, @yumito ще се обади на Боряна да попита за 20:30.

По кетъринга:
– Всички заведения в киното ще приемат ваучерите – потвърдено.
– Трябва да се осигурят snacks и вода за стаята на лекторите. @petya @botzev
– Два диспенсъра за вода няма да са достатъчни. За лекторите трябва да сe осигури бутилирана вода, за да можем да вземем диспенсъра за вода от тяхната стая и да го преместим при другите. @hristo-sg

По организацията:
– Торбичките ще се раздават при пуканките. Едната каса ще бъде на наше разположение през целия ден. Посетителите ще бъдат насочвани натам след регистрацията.
– Ще се реорганизира схемата така, че да не се дублират опашките за кафе и торбички/swag.
– Необходими са 5 маси за спонсорите, ще вземем 7 за всеки случай.
– В началото на събитието потокът трябва да бъде следния: Регистрация >> Взимане на торбичка >> Влизане в залата.
– Христо и Юлияна ще отидат до IKEA следващата седмица за лампи, покривки и маркери + евентуално малките евтини масички на IKEA. @hristo-sg @yumito
– Ще се организира relax зона с малки масички от IKEA и пуфове от SG. @hristo-sg
– Да се обсъдят катедрите за лекторите с техническия екип. @hristo-sg
– Init Lab ще ни заемат разклонители, Владо и Юлияна трябва да координират взимането им. @vloo @yumito
– Росен ще ни заеме два статива за камерите. Да се пробват в петък вечерта! @rosen4o
– Ивелина да попита доброволците кой може да помогне с логистиката (т.е. возене на неща в кола). @ivdimova
– Мая трябва да подготви програмата за ТВ екраните в деня на събитието. @m4webs

По спонсорите:
– Всички спонсори трябва да се информират, че трябва да са приключили с подреждането на масите най-късно в 08:00 в събота. @yumito
– Юлияна трябва да провери дали може ваучерите на Jump.bg отговарят на изискванията по handbook. @yumito

По афтърпартито:
– Клуб Алкохол ще е отворен само за нас от 19:30 до 21:30, след това започват да пускат и други клиенти.
– Бюджетът за афтърпартито е 3000 лв, след достигането му всеки си плаща сам.

По комуникациите:
– Ванина ще информира хората, че ако не си купят билет до петък, ще трябва да си напишат името на ръка в деня на събитието. @vanina.i

По доброволците:
– Ролите за доброволците са разпределени.

wcsof2017 – организационна среща на 11.05, седмица 19

Присъствали (slack)

Христо Панджаров @hristo-sg, Петя Райковска @petya, Юлияна Юриева @yumito, Георги Боцев @botzev, Владо Василев @vloo, Ивелина Димова , Мартина Колева @cactusmactus

пише Юлияна

Направено до момента

Venue – пак в Арена на същото място, с повече пространство отпред (кръглата зона), където да сложим щандовете на малките спонсори. В коридора към залите няма да има спонсори, а места за сядане, лягане, лампи за повече светлина, фън и пр.

Брой посетители – имаме два зали по 220 човека, можем да продадем доста повече билети, към 550

Бюджет – събмитнали сме, чакаме одобрение

Спонсори – чакаме от Боряна (Арена) схеми на залите и коридорите, за да подготвим предложения и да разпратим.

Екип

Към момента участват:

Lead – Христо
Спонсори – Юлияна
Доброволци – Ивелина
Contributor day – Петя
Communication lead – Мартина
Комуникация и пр. с лектори – Жоро Боцев, Петя
Екип по избор на лектори – Христо, Петя, Ивелина
Сайт – Владо, Жоро

Трябват ни още доста хора, набираме (виж to do.)

To Do

  • Да се направят схеми на мястото на провеждане (спонсори, networking, fun) – седмица 20, @yumito
  • Да се изготви предложението към спонсорите – седмица 20&21@yumito & @hristo-sg
  • Да обявим кемпа след потвърждение на бюджета – седмица 22, @hristo-sg
  • Да търсим нетуъркинг място – Жоро, седмица 21, @botzev
  • Списък с незаети роли за oрганизаторския екип – седмица 20, @petya & @yumito (@petya)
  • Call for organizers dа се публикува в bg.wordpress.org, в миналогодишния сайт и да се разпрати до базата от хора от миналата година – cедмица 20, @petya
  • Таблица – @yumito дублира миналата година с новия бюджет и работим в нея, седмица 20 (@yumito)
  • Networking area – @botzev да мисли, седмица 20 (@petya)

Следваща среща – другата седмица, #wcsof канал в Slack, четвъртък в 15 часа. Заповядайте!

#wcsof2017 #memo